電話応対次第で、相手に与える印象が大きく左右します。マナー違反をして相手に不快な思いをさせないようポイントを心得ておきましょう！
1.電話に出るときの心得
電話は「会社の顔」です。多くの人は、電話対応で会社の品格や信頼性を推し量っています。相手からしたら新入社員だろうが、電話が苦手であろうが関係のないことです。電話応対次第で相手の信頼を獲得することも可能であることを忘れないでおきましょう！
2.受け方の基本マナー
①３コール以内に出ましょう！３コールより待たされると相手は待たされたと感じてしまいます。電話の場合、短時間でも長く待たされたと感じやすいので注意しましょう。もし、３コールよりもお待たせした場合は、「お待たせいたしました。」と電話の出だしに一言添えましょう。
②「もしもし」はＮＧです！ビジネスではもしもしは使いません。「お電話、ありがとうございます。 〇〇会社〇〇です。」などと高くもない、低くもない声ではっきりと電話にでましょう。
③相手の社名と名前を復唱します。「〇〇会社の〇〇でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。」と返答しましょう。
④相手が名乗らない、聞こえないときは聞きましょう！相手が名乗らない場合は、こちらが「私〇〇と申します。お名前を教えて頂けますでしょうか。」と、自分から名乗った後に相手のお名前を聞きましょう。聞こえないときは、「恐れ入りますがお電話が遠いようでして、もう一度おっしゃって頂いてもよろしいでしょうか」と聞き返しましょう。
⑤取次ぎは、保留にしてからおこないましょう！すぐ近くにいる人でも一旦保留にして電話を変わるのがマナーです。相手を30秒以上待たせてしまうようなら、折り返しお電話をする旨を伝えましょう。かかってしまう電話料金、相手の時間を奪うことを意識して対応しましょう。
⑥取り次ぐ相手が不在の場合は、不在である旨を伝え、折り返しお電話するよう伝えます。代わりに要件を伺っても良いです。「私でよろしければお伺い致しましょうか。」と相手に確認してみましょう。
⑦自分ひとりで対応できない場合は確認して折り返しお電話するよう伝える。「恐れ入ります。確認してから、折り返しお電話をしてもよろしいでしょうか。」と確認します。
⑧いたずら電話、個人情報を聞き出すような怪しい電話は、相手の求めに応じず、対応しましょう。「お声が遠いようでして、申し訳ございませんがお切り致します。」と丁寧に応じます。
3.架けるときの基本マナー
①用件をまとめておく。スムーズに伝えられるよう、話す内容や順番をあらかじめ準備しておくと良いでしょう。
②始業時間や週明けの午前中は特に、朝礼であったり忙しい時間ですので急を要するとき以外はなるべく避けましょう。どうしてもかけなければならない場合は、「朝早く恐れ入ります。」と一言添えましょう。
③まずは、自分の会社名と名前を名乗りましょう。取り次いでもらったときは、話したい相手が電話に出られたら、改めて名乗ってから用件を話しましょう。
④話したい相手が離席している場合は、戻ってくる時間を確認して改めてお電話をする旨を伝える。簡単な用件であれば伝言をお願いしても良いでしょう。
⑤電話を切るときは架けた方から切るのがマナーですが、お客様が相手の場合は先に相手が切ったのを確認してから受話器をおくようにします。
⑥クッション言葉をうまくつかいましょう。
4.まとめ
苦手という方もまずは電話に出る前に深呼吸して気持ちを整えましょう！始めは緊張しますが、回数を重ねるうちに自然と言葉やパターンが身に付き、気持ちの良い応対ができるようになります。
わたしたち「中日本コミュニケーション」は人材派遣を中心に、専門性の高い業界への総合人材プロデュースサービスを行っています。厚生労働省認可のキャリアコンサルタントが研修を行っておりますので、初めてご利用される方もご安心ください。
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「人間関係の悩みは全て対人関係の悩みである」
この言葉は、ウィーンの心理学者アルフレッド・アドラーが言った有名な言葉です。
たしかに、仕事をしたり生きていく上では他者と関わらなくてはいけません。
生きていく以上、人間関係の悩みはつきものと言えるでしょう。
アドラーは、フロイト・ユングに並ぶ心理学者の三大巨匠です。
世界各国で翻訳された書籍『嫌われる勇気』により、アドラー心理学は世界に広がり、日本でもよく耳にしますよね。
フロイトとユングが「心とはこういうものである」という分析を中心としているのに対し、アドラーは「幸せになるための考え方」を記しているように思います。
今回は、そんなアドラーが提唱した「課題の分離」について紹介していきます。
アドラー曰く、課題の分離を理解すると対人関係の悩みを一気に解決できるとのことなので、他者との関わり合いは避けては通れないビジネスの場で、是非活用してみてください。
1.課題の分離とは
課題の分離とは、自分の課題と他者の課題を分けることです。
アドラー曰く、「あらゆる対人関係のトラブルは、他者の課題に土足で踏み込むこと(あるいは自分の課題に土足で踏み込まれること)によって引き起こされる」とのことです。
要は、自分の課題に他者を踏み込ませてはいけないということです。
何故なら他者を踏み込ませることは、対人関係を悪化させるからです。
少し冷たい言い方に思えるかもしれませんが、他人を気にかけて声を掛けたり、自分の行動を変える必要はありません。
勝手に他人の課題を背負い、踏み込むことで、双方がストレスを感じてしまうのです。
これだけではよく分からないと思いますので、いくつかのパターンを挙げながら解説します。
2.課題の分離で解決する職場ストレスの事例
◆上司が自分を評価してくれないことに不満(自分が部下の場合)
数字として残る成績だけみて評価されてしまったり、
逆に数字がでない仕事をして自分が評価されなかったり、
自分が評価されるためだけに動き、面倒くさいことは他人に任せてしまうようなずる賢い同僚だけを評価する。
その上誰よりもフォローに回っている自分のことは一切評価してくれない上司…
すごく腹が立ちますよね。非常にモチベーションが下がると思います。
「こんな上司嫌だ、仕事辞めたい」と思ってしまうかもしれません。
ですが、それは課題の分離を使うことによって考え方を変えられます。
その考え方というのは、
あなた自身が、課題を達成していることを自覚し、自分を自分で認める。
また、その課題に何故取り組んでいるのかその「目的」を再度考えるということです。
アドラーは「ほめてもらうことが目的になってしまうと、結局は他者の価値観に合わせた生き方を選ぶことになる」と言っています。
上司が自分やずるい同僚をどう評価するか、それは上司の課題です。
自分の課題ではありません。
自分は自分に任せられた仕事をしっかりクリアしていることが大事です。
昇進が目的なのであれば、まずは任せられている課題に真摯にとりくみましょう。
同僚のずるい部分がばれて評価されなくなることもあるでしょうし、上司が変わることもあるかもしれません。
もし転職することになっても、前の職場で頑張って仕事に取り組み身についた能力は絶対に役に立ちます。
◆言うことを聞かない部下に不満(自分が上司の場合)
仕事を任せた部下が言うことを聞かずさぼってしまったり、
能力があまりに低くどんなにレベルをあわせて説明したとしてもミスをしてしまったり、任せられる仕事が少ないなど…
上司の立場になると、イライラを感じてしまうこともあると思います。
この問題も課題の分離を活用しましょう。
あなたの課題は何でしょうか？
部下に仕事を完璧に行わせることが課題ではありません。
あなたの課題は「部下が仕事をできるように、やり方を説明したり、誘導する」ことです。
仕事をさぼるのを改めることや仕事をするためのスキルをみにつけるのは部下の課題です。
時には怒るといったパフォーマンスも必要なのかもしれませんが、その課題に取り込まない部下にイライラする必要はありません。
3.まとめ
今回は、ビジネスにおける人間関係に使える、アドラー心理学の「課題の分離」について紹介しました。
すべての場で活用しろというものではなく、ストレスを感じている時に活用すると、気持ちが軽くなりますので、是非思い出してみてください。
私たち「中日本コミュニケーション」は人材派遣を中心に、専門性の高い業界への総合人材プロデュースサービスを行っています。厚⽣労働省認可のキャリアコンサルタントが研修を行っておりますので、初めてご利用される方もご安心ください。
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ビジネスメールは営業や事務の仕事をするうえで欠かせないコミュニケーションツールのひとつです。今回は、ビジネスメールの基本的な書き方や作成時の注意点など、初歩的なことをメインに解説します。
1.ビジネスメールの基本ルール・マナー
基本的なビジネスメールの構成
①挨拶 ②名乗り ③要件 ④結び が一般的な順番です。
【例】
いつもお世話になっております。
中日本コミュニケーション株式会社の田中です。
先日のMTGでご依頼頂いた資料をお送りいたします。
ご確認の程よろしくお願いいたします。
件名は本文の内容が分かりやすいものにする
はじめてメールを送る相手には、特に件名に自分の会社名を入れると良いでしょう。
【例】
件名：【中日本コミュニケーション株式会社】「〇〇」に関する資料の送付
本文の前に必ず宛名を書く
【例】
△△株式会社
営業部 〇〇様
何か依頼をする際は、枕詞を書く
依頼を書く初めに、「お忙しい所大変恐縮ですが～」「誠に急なご依頼とはなりますが～」などといった言葉を添えましょう。
また、終わりに「引き続き何卒よろしくお願いいたします。」「ご多忙の中恐縮ですが、ご返答いただけますと幸いです。」などといった言葉を添えましょう。
何か依頼をする際は、なぜそうしてほしいのか理由を書く
例えば、見積書を出して欲しい場合であれば、
「〇月〇日に稟議書を提出する予定のため
その前々日にあたる〇月〇日までに
見積書をご送付いただきたく存じます。」
などといったように説明をすれば、相手も納得しやすくスムーズに対応してくれるでしょう。
また、不足情報があるとその分のやりとりが発生してしまう場合もあります。
署名を設定する
使用するメールソフトの設定で、署名をつけることができます。
メールを作成する度にメモ帳などからコピーすると効率も悪く、忘れてしまう場合もありますので、必ず設定しましょう。
設定の仕方は、「〇〇(使用しているメールソフトの名前 署名 設定」などのように、インターネットで検索するとすぐにヒットします。
2.ビジネスメールを作成する際の注意点
・急用にメールを使わない
・受信したメールは1営業日以内に返信する
・初めての相手には「お世話になっております」を使わない
・打ち合わせ・訪問などの後は必ずお礼メールを送る
・１行は全角で30文字前後を目途に改行する
・専門用語は使わない
・添付ファイルのサイズに注意する
・ウィルス感染していないかチェック
・敬語の使い方を確かめる
・絵文字や顔文字は使わない
3. To・CC・BCC の使い方
【TO】
確認・返信義務：〇
メインでメールを送りたい相手のアドレスを入力します。
メールに記載している内容の処理や作業をして欲しい、返信が欲しいという方に「あなたに送っています」という意思表示をすることができます。
【CC】
Carbon Copy
カーボン・コピー
確認義務：〇 返信義務：場合による
メールを共有したい相手がいる場合に入力します。
TOとは別にメールの内容を共有したい人のメールアドレスをCCに入力しますが、「CC」に入っている人は送信者全員に開示されるため注意が必要です。
基本的には「TO」の受信者が依頼を受けたことになるので、打合せなしで「CC」の受信者が対応するのは好ましくありません。そのあたりは、TOとCC(自分と上司など)で確認した方が良いでしょう。
また、取引先などにメールを送る際、CCに社内の人間のアドレスが含まれているのであれば、一文添えるとより丁寧です。「情報共有のため、弊社部長の田中をCcに入れております。ご了承くださいませ」など。
【BCC】
Blind Carbon Copy
ブラインド・カーボン・コピー
確認義務：〇 返信義務：場合による
BCCは送信者に伏せてメールを共有したい相手がいる場合に入力します。
BCCの受信者は他の受信者に表示されないため、お互いに面識がない方々に一斉送信する場合にも用いられます。
4. まとめ
いかがでしたでしょうか？
ビジネスメールはコミュニケーションツールの重要な手段ですが、研修まで丁寧に行っている企業も少なく、自主的に学ばないと身につかないものですので、疑問ができた際は、積極的にインターネット検索を活用して調べてみましょう！
私たち「中日本コミュニケーション」は人材派遣を中心に、専門性の高い業界への総合人材プロデュースサービスを行っています。厚⽣労働省認可のキャリアコンサルタントが研修を行っておりますので、初めてご利用される方もご安心ください。
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1.クリティカルシンキングとは？
◆クリティカルシンキングとは
クリティカルシンキングは、論理的・構造的に思考することを指します。
クリティカルシンキングは、日本語にすると「批判的思考」と訳します。
文字にすると悪い部分を見つけて指摘するような…言わば粗さがしをするような印象を受けてしまいますが、そのような意味ではありません。
"欠点を探す"ということを目的にしているわけではなく、
自分が普段無意識にとっている行動や考え方を意識化し、分析的・客観的に振り返ることを目的とした思考法です。
◆ロジカルシンキングとクリティカルシンキングの違い
ロジカルシンキングについては前記事で紹介していますので、是非ご覧ください。
ロジカルシンキングは「論理的整合性が取れていれば、思考の偏りまでは検証しない思考法」です。
クリティカルシンキングは「既にある情報や思考を検証し、自身の考えは偏っていないか、もしくは以外にも情報はないかを検証していく思考法」です。
ロジカルシンキングだけでは、前提となる情報や思考が正しいかどうかは不明であり、
クリティカルシンキングだけでは、具体的な行動にはつながりません。
どちらも併用すると、より的確な提案を導くことができるでしょう。
2.クリティカルシンキングを身につけるメリット
前提としている情報を疑う力を鍛える
思考の偏りに気づけるようになる
円滑なコミュニケーションがとれるようになる
数値データから的確な判断ができるようになる
様々な視点から考えられるようになる
課題の本質を見抜ける
課題に対して優れた対策がとれる
3.クリティカルシンキングの考え方
クリティカルシンキングの考え方は４つの段階に分けられます。
①ゴールを明確にする
②現状を分析する
③課題を見つける
④解決のためのアクションを考える
構成としては、
「問いや主張」に対して、「仮説」を何個か立て、「疑問」を抱くということ。
【例】
主張「会社で取り扱っているトマトを使った加工食品は利益が落ちている。トマトを使っている食品は全て取りやめるべきではないか」
↓
仮説①「トマトを扱うべきではない」
仮説②「利益が落ちている」
仮説③「トマトを使っている食品は全部とりやめたほうがいい」
↓
疑問①「利益が落ちているということは売上も落ちているのだろうか、トマトに問題があるのか」
疑問②「トマトの食品全てに問題があるのか。利益がでている商品は１つもないのか」
疑問③「何故利益が落ちているのか。どこにコストがかかっているのか」
といったように、主張では推論や思い込みや不明瞭な点が入っているため、
１つの主張をいくつかの仮説や疑問に崩していって問題点を明瞭にする必要があります。
4.トレーニング方法
単語１つ１つの不明瞭な言葉に着目する
例えば「早い」「遅い」、「多い」「少ない」、「忙しい」「暇」など。
個人によって捉え方が違う単語は具体的に数字で表すとよいでしょう。
また、他社が不明瞭な単語を使う際、何故そう感じたのかも踏まえて数字で表してもらえるようにお願いしてみるのもよいでしょう。
仮説を立てて検証する
仮説を立てるAさん、それに対して反論をするBさんのように、2人以上で取り組むとより効果的かつ楽しくディスカッションが行えます。
他にも
事実と意見を区別する
ネットで公開されている例題を解いてみる
具体的に話すことを心がける などが挙げられます。
5.まとめ
クリティカルシンキングは簡単にできる思考法ですので、だれでも鍛えられます。
ただし、使いこなすには日々の研鑽が必要となります。
より生産性の高い仕事を行うためにも、是非実践してみてください。
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1.ロジカルシンキングとは？
◆ロジカルシンキングとは
ロジカルシンキングとは、一貫していて筋が通っている考え方、あるいは説明の仕方のことです。
日本語に訳すと「論理的思考」 「論理的な考え方」をさします。
物事を論理的に捉えながら話すことにより、聞き手にもわかりやすく伝えることができます。
また、問題解決の際にも原因特定や解決策の立案に効果的な思考プロセスです。
ビジネスシーンでは、分かりやすく筋の通っている話し方や相手を納得させる話し方を身につけることはとても重要です。
◆ロジカルシンキングとクリティカルシンキングの違い
また、関係性を深い言葉でクリティカルシンキングという言葉もあります。
クリティカルシンキングは「物事を鵜呑みにせずに吟味し、適切に疑う思考態度」「その考えが正しいのかを検証して本質を見極める行動」をさします。
ロジカルシンキングだけでは、前提となるデータが正しいかどうかは不明であり、
クリティカルシンキングだけでは、具体的な行動にはつながりません。
どちらも併用すると、より的確な提案を導くことができるでしょう。
クリティカルシンキングについては後日記事を公開したいと思います。
2.ロジカルシンキングを身につけるメリット
コミュニケーション能力の向上
問題解決力の向上
生産性の向上
提案力の向上
分析力の向上
原因特定と問題解決の能力の向上
他者の話や提案を聞く力の向上
物事の本質を理解できるようになる
自分の考えが伝わりやすくなる
3.ロジカルシンキングの考え方
ロジカルシンキングの基本の推論法は3つあります。
◆演繹（えんえき）法
法則から結果を生み出す方法で、前提となるルールに目の前で起きている物事を当てはめ、「当てはまるかどうか」で結論を出すという推論法です。
仮定や仮説からではなく、事実に沿った内容が前提であるため、強い説得力が持てることが特徴です。
演繹法は、正しいとされているルールに物事を当てはめて結論を出すものなので、「今後の市場動向の予測」や「戦略や方針に基づいた企画立案」「会議のファシリテーション」「企画を提案する際のロジック」など事業・戦略立案との相性が良い手法です。
構成としては、
・大前提→小前提→結論
もしくは
・前提→結論
の形で論理が展開されていきます。
判りやすい具体的な例を下記に挙げます。
前提①『羅生門』の作者は芥川龍之介である。
前提②『蜘蛛の糸』と『羅生門』の作者は同じである。
⇒結論 ：『蜘蛛の糸』の作者は芥川龍之介である。
この例を数式でいえば、
A＝B かつB＝C である場合、A＝Cが成り立つ といった考え方です。
◆帰納法
複数の事実や事例をもとに導き出される傾向から、結論や規則性を見つけ出すという推論法です。
規則性を導き出すための事実や事例が多いほど納得感を与えやすいのが特徴です。
複数の出来事をもとに、規則性を見つける場合で役立つため、営業・マーケティングとの相性が良い手法です。収集した結果が多いほど、より納得感のある結論に結びつけることができます。
構成としては、
出来事①&出来事②＆出来事③…→結論
の形で論理が展開されていきます。
判りやすい具体的な例を下記に挙げます。
出来事①『羅生門』の作者は芥川龍之介である。
出来事②『蜘蛛の糸』の作者は芥川龍之介である。
出来事③『杜子春』の作者は芥川龍之介である。
⇒結論：芥川龍之介は小説家である。
◆弁証法
肯定と否定の対立する事象をすり合わせることによって、矛盾を解決し、よりよい結論を見出す推論方法です。
対立する物事から新しい見識を見いだせることが特徴です。
例えば、社内会議で対立する二つの意見に考えが二分されたときなど、２つの対立する意見が平行線を巡った時に相性が良い手法です。
構成としては、
肯定的な意見や出来事＆否定的な意見や出来事→結論
の形で論理が展開されていきます。
判りやすい具体的な例を下記に挙げます。
肯定的な意見：読書をすると知識が身につくため読んだ方がいい
否定的な意見：暗い場所で読書をしたら目が悪くなったため読まない方がいい
⇒結論：明るい場所で読書をしよう
4.トレーニング方法
意識して結論から話す
インプット・アウトプットの練習をする
わかりやすく簡潔に話す練習をする
一方的ではなく、双方が話せる状況を意識する
情報を取捨選択して使う
ロジカルシンキングを日常的に実践する
仮説を立てることを習慣化する
セルフディベートで論理的思考を補強する
5.まとめ
ロジカルシンキングは、ビジネスシーンで非常に有用なもので、習得しておくことで役立つスキルです。
ただし、ロジカルシンキングでたどり着いた結論は、問題を解決するための１つの手段にすぎません。
答えはそれだけではないということも理解して運用しましょう。
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1.情報収集能力とは？
情報収集能力とは、効率よく質の高い情報を手に入れる能力のことをさします。
近年ではインターネットの普及により、更に多くの情報を手に入れることが可能になりました。
そのため、信憑性のある情報を適切に集め、その情報を活用していく能力は非常に大切な能力です。
2.情報収集能力を身につけるメリット
・仕事の作業スピードと質が上がる
・仕事をする範囲のキャパシティが上がる
・情報を可視化できるようになる
・新しいアイデアを生み出すことができる
・インプットの質が高まる
・アウトプットの質があがる
・仮説を立てやすくなる
・適切な判断ができるようになる
・将来起こりえる状況を予測できるようになる
・意思決定が正しく行えるようになる
3.情報収集能力を高める方法
◆情報収集を始める前に、「収集する目的」を考える
やみくもに情報収集してしまうと、膨大な量の必要なデータと必要でないデータが集まってしまいます。
ですので、まずは「なぜこの情報を集めるのか？」「だれが必要とするデータなのか」「集めた情報をどう活用したいか」を先に考えてから、情報収集しましょう。
頭の中だけで構想するのも限界があるため、書き出してみるのも良いでしょう。
情報収集はあくまでも「手段」です。
◆制限を設けて取り組む
手に入れることが可能な情報の量は膨大です。
「何時間作業をするか」「どこまで調べられたら辞めるか」などの制限を設けましょう。
◆使う情報収集源の特性を理解し、より効率的に利用する。
たとえば、インターネットの検索機能では様々な設定が行えます。
最もポピュラーなのは、キーワードやURLやクリックを用いた検索ですが、画像や音声や動画を用いた検索も可能です。
また、OR検索やNOT検索や指定した日時など制限を設けて検索することが可能です。
情報収集の手段は後述します。
◆情報を論理的に捉える
これを行うことで論理的思考力を鍛えられます。
論理的思考力とは「複雑なものを整理し、シンプルにしていく力」です。
物事や情報を「根拠」と「結論」に分けて捉え、矛盾のないように筋道を立てて結論を導き出すことを意識しましょう。
論理的思考力については、また後日記事にしたいと思っています。
◆事実と主観を分けるよう意識する
まず、集めた情報が事実であるのかを確認します。
そして、手に入れた情報を自分自身の主観と混ざらないように、意識しましょう。
一見事実と思われることでも、情報を発信する者によっては脚色されていることもあります。
自他問わず、情報を扱う際は客観的に考えてみましょう。
◆幅広く情報を集められることを意識する
数少ない情報から正確な情報を判断することは難しいです。
まずは、数多く情報を集めてからその情報が適切かどうかを判断しましょう。
ただし、目的からそれないようにすることを意識しましょう。
◆正確な情報を集められることを意識する
必要な情報を取捨選択することにより、情報の整理と正しい情報だけを残すことができるようになります。
誤った情報かどうか判断が付かない場合は、いくつかの手段を用いて調べてみましょう。
4.情報収集の手段
◆インターネット・SNS・アプリ
PC、スマートフォン、タブレット等を用いれば幅広く手軽に情報が集められます。ただし、誤った情報も多く発信されているため、信頼性の高い情報を選んで収集する能力も必要です。
また、日ごとやリアルタイムに更新される情報に対しては非常に有用な手段です。(株価・天気予報など)
◆公共機関の公開する資料
官公庁などが公開する資料は情報の信頼性が高いです。
◆フィールドワーク
フィールドワークとは、調べるテーマに即した場所を実際に訪れ、直接観察や聞き取り調査やアンケート調査を行い、現地での史料・資料の採取を行うことです。
◆書籍
特定の分野に絞って専門性の高い情報を収集したいときに適した手段です。
書籍は論文などで情報の裏付けがされるほか、編集者や校閲者が確認することで、正確性や信頼性が高い情報源といえます。
◆テレビ
映像で理解しやすくはありますが、放送局により映像が編集され偏りや誤った情報である場合もあります。
◆ラジオ
PC、スマホが使えない場合に有用な手段です。
また、目を使わないため別の作業をしながら情報収集ができます。
◆新聞
時世に沿った内容であるため、情勢や社会の流れ、政治、経済などの情勢を集める際に特に適した手段といえます。
紙媒体だけではなく、アプリやブラウザなどでも読めるようになりました。
◆その分野に精通している人に質問してみる
フィールドワークまで行かなくても、社内や身内からも参考になる情報を聞き出すことは可能です。
しかし、全てを鵜呑みにすることは危険ですので、ほかの手段と併用するのが良いでしょう。
5.まとめ
情報収集能力を高めることで業務の効率化が図れることは勿論、意思決定を自信をもってできるようになったり、未来の状況を予測できるようになったりできます。
ビジネス内外問わず身につけて損はない能力です。
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今回は「自己開示」について紹介していきます。
自己開示は、普段生活する上でのコミュニケーションテクニックとして大事なことではありますが、ビジネスにおいても、組織内外問わず交流を促進する上で必要なテクニックになるため、注目されています。
1.自己開示とは
「自己開示」とは、自分の強みだけでなく悩みや弱点なども含めて、他者にありのままの自分をさらけ出すことを指します。
この言葉は言葉は、1971年にカナダの臨床心理学者シドニー・ジュラード (Sydney Jourard)が初めて用いたとされています。
ただし、本人が自分自身の姿を正確に認識していない場合があったり、受け手側の意図が入り、誤認する可能性もあるため、必ずしも正確に情報を伝達できるとは言えません。
2.自己呈示と自己顕示の違い
自己開示と似た言葉に「自己呈示」と「自己顕示」という言葉があります。
◆自己呈示との違い
「自己呈示(じこていじ)」とは、他者から見られる自分の印象に影響を与えようとする行動のことをさします。
英語では「self-presentation」と書きます。
プレゼンテーションという言葉から推測できるように、自己呈示にはどのような情報を公開するかを選び、自分をよりよく見せるために印象操作をする意味合いがあります。
ビジネスの場では特に、上司や取引先からいい評価を得たいがために、自分にいい印象を持ってもらえるような情報だけを選んで与えることもあるでしょう。
ただし、いいように思われる情報だけ与えてしまうと、「この人は本当のことを言っていないんじゃないか」と思われ、信頼感を損ねる危険性があります。
率直な感想や意見が求められる場面では、自己呈示は避け、自己開示をするようにしてみましょう。
◆自己顕示との違い
「自己顕示(じこけんじ)」とは、自分の存在や価値を人前で見せつけようとしたり、自分の成功や功績をひけらかすことをさします。
周りの人間から注目され認められたいという欲求のことを自己顕示欲といいます。
英語では「self-revelation」と書きます。
自己顕示欲は、成長過程において誰にでも生じるものです。
特に若い世代の方は、実績や経験も少ないことから、生じやすいでしょう。
自慢話や自分の話が多くなってしまったり、他人の評価を気にしすぎてしまったりする方は自己顕示欲が強く、人間関係の悪化や自己肯定感が低下したり、悪影響を及ぼす危険性があります。
3.自己開示ってどうやるの？
◆プライベートの話をする
趣味・休日の過ごし方・好きなもの・健康
◆自分がされて嫌だった話
相手にも共感してもらえるような話をしましょう。
特定の個人の悪口は避け、嫌な「行動」についての話をすると良いでしょう。
◆失敗談やコンプレックスの話をする
笑い話にしたり、どうやってその状況を乗り越えたかを話の終点にするといいでしょう。
◆夢や目標の話をする
いきなりだと、ビックリさせてしまう可能性もあるので、会話の流れは意識しましょう。
※注意※
・信頼できる相手かどうか見極める。
・マウンティングにならないようにする。
・自分が開示したくない話を無理にはしない、自主的に話したいことだけ話す。
4.自己開示のメリット
◆自分から開示すると、相手の自己開示を促すことができる
心理学では、相手が自己開示することによって、自分も自己開示したいという、自分のことを打ち明けたいという特性が働きます。これを「自己開示の返報性」とよびます。
◆ミスマッチを防ぐことができる
面接の場であれば、採用担当者と求職者。案件の紹介の場であれば、コンサルとクライアント等、それぞれ開示ができれば相性を判断し、最適な判断を下しやすくなります。
◆心理的安全性が高まる
心的安全性とは、「組織の中で自分の考えや気持ちを誰に対してでも安心して発言できる状態のこと」をさします。
ほかにも…
◆良好な人間関係を築ける
◆短時間で距離を縮められる
◆相手と打ち解けやすい
◆自己肯定感が芽生える などが挙げられます。
5.まとめ
適切に自己開示を行うことにより、人間関係が豊かになることはご理解頂けたでしょうか？
自己開示は相手との信頼関係の構築を短い時間で行うことができ、更にその質をあげることができます。また、会社の上司や取引先の商談相手など効果的に使用できる場面が増えるでしょう。
ただし、信頼できない相手に自己開示するのはリスクを伴います。
自己開示の方法を知り、ビジネスに活かしましょう。
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今回はキャリアアップするために必要とされる「ビジネススキル」について紹介していきます。
ビジネススキルについて理解することで、今の自分を見直すことにも繋がりますので、是非読んでみてください。
1.ビジネススキルとは
ビジネススキルとは、仕事をする上で身につけるべき、知識・技術の総称です。
パソコン作業や経理など特定の能力のみではなく、社会生活で必要となる知識・技術も該当します。
仕事内容や立場によって求められるスキルは異なります。
ハーバード大学のロバート・カッツ教授は、「カッツの3能力(カッツモデル)」として、３つに整理しました。
- テクニカルスキル
- ヒューマンスキル
- コンセプチュアルスキル
カッツは階級があがるにつれ、テクニカルスキルの重要度が相対的に下がり、コンセプチュアルスキルとヒューマンスキルの重要度が高まると考えました。
要は、
スタッフ層はテクニカルスキルをより必要とされ、
経営者層はコンセプチュアルスキルとヒューマンスキルがより必要とされるということになります。
2-1.テクニカルスキルとは
テクニカルスキルとは、業務遂行能力や業務知識のことです。
とくに、現場で働く人やスタッフ層に必要とされる能力です。
テクニカルスキルは、職務内容により様々です。
◆例えば…
接客であれば、接客技術・説明力・商品知識・観察力
会計であれば、経理・財務知識
事務であれば、事務処理能力・PCスキル・資料作成能力
営業であれば、コミュニケーション能力・マーケティング技術・調品知識
企画であれば、情報収集能力・市場理解・分析力
エンジニアであれば、プログラミング能力・情報収集能力
などが挙げられます。
2-2.ヒューマンスキルとは
テクニカルスキルとは、円滑な人間関係を築く能力のことです。
とくに、マネジメント層や管理職に必須とされる能力です。
相手を理解する気持ちや意見を正確に引き出すこと、相手に物事をわかりやすく的確に伝える技術が必要です。
◆例えば…
プレゼンテーション・向上心・ファシリテーション・コミュニケーション・ヒアリング・交渉・コーチング・リーダーシップ・ネゴシエーション
などが挙げられます。
◆ヒューマンスキルが高い人の特徴
ヒューマンスキルは、相手の気持ちへの理解や物事を的確に伝えることを意識することで鍛えられます。
- 質問や言葉の意図や内容を正しく理解できる。
- 質問に対して順序良く話すことができる。
- 価値観が異なる人を認めることができる。
- 人の特徴を理解し、その人に合った仕事を与えることができる。
2-3.コンセプチュアルスキルとは
コンセプチュアルスキルとは、概念化能力のことです。
物事を概念化して捉えたり、抽象的に物事を考えたりする能力です。
とくに、経営者層に必須とされる能力です。
組織に対して課題解決やリスク回避、イノベーション等をもたらすため重要な能力といえます。
◆例えば…
論理的思考・批判的思考・水平思考・俯瞰力・柔軟性・受容性・探究心・応用
などが挙げられます。
◆コンセプチュアルスキルが高い人の特徴
コンセプチュアルスキルは、普段から物事に対する考え方を意識することで鍛えられ高まります。
- 具体化して物事を考えることができる。
- 抽象化して物事を考えることができる。
- 言葉の定義を明確にすることができる。
- 決めつけや思い込みがない。
- トラブルに動じず冷静に解決にあたる。
- 口頭で相手を納得させるのが上手い。
- 相手の話をうのみにしない。
- 常に目的思考で考えている。
3.これらのスキルの高め方
まず、いずれの能力においても、自分の能力を客観的に見ることが大切です。
自分の職場や立場ではどのような能力が必要とされるのか、
目標とする立場の上司はどのような能力が求められているのか考えてみましょう。
可能であれば、自身のどの能力が評価されているか、もしくは努力が必要か、
上司からフィードバックをしてもらいましょう。
どの能力を鍛えるべきか考えられたら、上司や先輩を真似したり、専門書を読んだり、OJTをしたり、e-ラーニングをしたりして学習していきましょう。
4．まとめ
いかがでしょうか。
これらの能力を鍛えていけば、よりビジネスで活躍できるようになることはもちろん、新しいことができるようになって自己肯定感も高まることは間違いないと思います。
自分を磨き、ビジネススキルを鍛えていきましょう！
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就職活動において面接で本当は第一志望ではないのに第一志望であると本音を隠した経験は社会人であればほとんどの方が経験したのではないでしょうか。
日本のビジネスシーンでは本音と建前をうまく使い分けるスキルを持ち合わせておくことが世渡りのコツとなります。
今回は、そもそも「本音」と「建前」とは何なのかという基本的なお話や、実際のビジネスシーンでの本音と建前を使いわけるポイントなどを紹介いたします。
◆ビジネスにおける本音と建前
“本音と建前”は日本人特有の価値観です。
ビジネスの場においては、“本音”を見せずに、“建前”を表に出して、交渉や要求を進めていくことも往々にしてあります。
まずは、本音と建前の意味を解説いたします。
「本音」の意味
“本音”とは、自らの本心のことです。
日本におけるビジネスの場では、本音を言える場面はほぼないと言っても過言ではないでしょう。
例えば、取引先からあり得ない金額での契約を提示されたとしても、「一度社に持ち帰って検討させてください」と、その場で拒否するのではなく、相手の思いを受け取ります。
これは嘘をついているわけではなく、ワンクッション入れて相手側の条件を切り捨てないこと・不快感を与えないようにしているのです。
もしこの場面で「その金額は無理です」ときっぱりと本音を伝えてしまえば、その取引先とは下手をすれば縁を切られてしまう可能性もあるのです。また、冒頭の就職活動の面接においても御社は第二志望ですなどと本音を言ってしまえば、高確率で御祈りメールが来ることでしょう。
「建前」の意味
建前とは、“本音”の対極にある言葉であり、本心ではない気持ちが“建前”です。
“嘘”と同列にされることが多いですが、他人を欺き陥れる意思があるのが嘘であり、建前には相手を騙す意思はない点に違いがあるということを覚えておきましょう。
海外では、交渉ごとの際に建前を使うことはほとんどありません。初期の段階で具体的な条件をはっきりと伝え、お互いの妥協点を探るのが海外におけるビジネスの基本です。一方日本では、具体的な条件を徐々に徐々に提示していくという、建前が前提で交渉が進む傾向があります。
◆建前に潜む危険性
では交渉を進めていく上では常に建前を使っていれば良いかと言われるとそうではありません。
建前ばかりで交渉を進めていくとトラブルに発展するケースもあります。
ここからは、ビジネスシーンで建前を使う際に気をつけなければならない注意点について紹介いたします。
1.時と場合を考えて本音と建前を使い分ける
場面や相手によって、本音と建前を使い分けましょう。例えば、なんとしても契約したい取引先との交渉の際には、建前を上手に使って相手の本音を引き出すことが有効です。
相手が本心では何を求めているのかを探ることで、交渉をスムーズに進めることができます。一方で、自分の部下を指導する際には、言いたいことを遠回しに伝えても響きません。
部下のどこが悪いのか・どこを直したらいいのかといった具体的な内容を伝えたほうが効果的です。本音と建前、どちらを使うのか、状況に応じて使い分けましょう。
2.建前ばかりでは仕事が進まないと意識する
建前ばかりを伝えていると、ビジネスの進捗スピードが遅くなります。
絶対のめない条件なのに「検討します」と伝えると相手に「この条件でのんでくれるのかな？」と期待を持たせてしまい、あとからこの条件ではのめないと伝えると、「検討すると言ったのにあれは嘘だったのか」と、相手の機嫌を損ねてしまいます。
このようにヘタな建前は自分にとっても相手にとっても、無駄な時間を使うことになってしまいます。ビジネスを円滑にするために建前を使うのは悪いことではありませんが、建前だけを使っていてビジネスの進捗が遅れてしまっては本末転倒です。
建前を使うのは、あくまで自分の本心を相手に伝えやすくするための手段であることを頭に置いておきましょう。
3. 建前を見極める力も必要
日本のビジネスシーンでは、ほぼほぼ建前が前提で交渉が進みます。あなたも建前を使うように相手も建前を使ってくるということを忘れてはいけません。
ビジネスにおいては相手の建前を見極めることが大切です。相手の発言をそのまま受け取るのではなく、裏にはどのような本心があるのか、本当のところのニーズはなんなのかを探っていきましょう。
◆まとめ
いかがでしたでしょうか。日本のビジネスシーンでは建前を上手に使いながら相手との関係性を構築していき、本音を話せる関係性に持っていくことが求められます。
建前は嘘ではありません。
相手を欺いたり、陥れるような言葉選びは禁物です。
また、本音と建前は、相手の気持ちを害さないようバランスよく使うことも忘れてはいけません。
時には相手の本音が見えずにモヤモヤすることもあるかもしれませんが、関係を深めることで少しずつ本音を聞ける関係性になります。
相手の気持ちを尊重し、本音と建前を上手く使って、ビジネスでの人間関係を円滑に進めていきましょう。
あなたは『挨拶の重要性』を説明できますでしょうか？
幼い頃から当たり前のように「しっかり挨拶をしましょう」「挨拶は良いことです」と言われすぎて、挨拶の大切さをしっかり考えたことがある人は少ないと思います。
日々何気なくしている挨拶。
しかし、挨拶にはビジネスを充実させるヒントが潜んでいます。
今回は改めて挨拶の大切さを学び、今日から少しでも気持ちの良い挨拶をして充実したビジネスライフを送りましょう。
あまり知られていない『挨拶の目的』
挨拶には、『相手の心を開き、相手の心に近づく』という目的があります。
幼い頃から、挨拶は良いことだと習ってきた私たちは、学校や会社で指導を受けた人もいると思います。
頭の中ではなんとなく大事だとわかっていても、挨拶の目的を知っている人は少ないのではないでしょうか。
学校や会社で「気持ちの良い挨拶をしよう」「大きな声で挨拶をしよう」と言われすぎて、『とりあえず挨拶しておけばいいや』となっている人はいませんか？
しかし、それでは相手の心を開くことも、相手の心に近づくこともできません。せっかく挨拶をするのであれば、相手の心を開けるような挨拶をしてみてはいかかでしょうか。
挨拶に秘められた5つの力
挨拶には相手の心を開くという目的の他に、相手の心を動かす力を持っています。挨拶にはどのような力が秘められているのか？
早速みていきましょう。
①関係構築の足掛かりとなる
挨拶は、関係構築の第一歩です。入学式や入社式など知っている人が1人もいない状況で挨拶をしてくれた人に対して「あ、この人話しやすそう」と感じた経験はありませんか？
それこそあなたがその相手に対して心を開いたということに他なりません。
挨拶は他人に声をかけるというハードルを下げ、挨拶をきっかけにコミュニケーションへと繋がっていきます。初対面の方や取引先の方々には、こちらから積極的に挨拶をしていきましょう。
②良い印象を与えられる
挨拶は出会ってすぐするものであり、あなたの第一印象を大きく左右します。大勢の人と接する機会が多い会社では全員と仲良くなるのは困難です。ほとんど関わりのない人にとってあなたがどんな人か判断する材料は挨拶しかありません。
もしあなたが誰にでも挨拶をする人であれば、「あの人は誰にでも挨拶してくれる真面目で明るい人」という印象を持たれ、あなたが挨拶をしない人であれば、「あの人は挨拶をしない無愛想な人」だと、もうすでに判断されているかもしれません。
印象の良し悪しは、ビジネスパートナーの関係性にも大きく響いてくるため、社内の人間、取引先の方々には誰であっても挨拶をするのが無難です。
③緊張が緩和される
挨拶にはお互いの緊張をほぐす力があります。
自分が緊張している場合、挨拶をされると緊張が和らぎますし、自分も声を出すことで緊張が解かれます。
緊張して向かった会社の面接で、受付の方や人事が気持ちの良い挨拶をしてくれたことで緊張がほぐれた経験はありませんか？
一方で、挨拶が全くない雰囲気の悪い会社の面接では余計緊張してしまったこともあるのではないでしょうか。
初めての取引先や就職活動中の面接では、緊張する時ほど元気な挨拶をすれば緊張をほぐせます。
④感謝の気持ちを伝えることができる
挨拶を通して、相手に感謝を伝えることができます。「感謝」の気持ちを込めて挨拶をすれば、相手にもきっと伝わります。
心のこもった挨拶は喜ばれるでしょう。
相手に感謝すればするだけ、自分にも返ってきます。感謝で溢れた素敵な毎日を過ごせるようになるでしょう。
⑤相手の承認欲求を満たすことができる
「心を開く」ということは、「存在を認めている」ということ。
挨拶は、相手がいるのがわかったから「声をかけよう」と思ってするものですよね。
あなたも、「私がここにいるのに挨拶してくれない。無視されているのかな」と思ったことがあるでしょう。そのように、挨拶しないということは「存在してないかのように扱っている」と示すことにもなりかねません。
逆に、関わったことがない相手でも挨拶されると「私のこと気づいてくれたんだ」と嬉しくなりますよね。
挨拶は承認欲求を満たす役割も持っているのです。
苦手な相手には挨拶するのを避けていませんか？
あなたは、苦手な先輩や嫌いな上司にもしっかり挨拶をしていますか？
苦手な人に挨拶をしないのはビジネス上、危険な行為です。
「周りには挨拶をするのに俺には挨拶がなかった」と関係を悪化させたり、「あの人って裏表があるよね」と周りに嫌な雰囲気を漂わせてしまったりとデメリットがたくさんあります。
上司や先輩との関係を拗らせるというのは、その会社でのあなたの立場が致命的なものとなります。
社会に出たら苦手な相手でも仕事と割り切って挨拶をしましょう。
気持ちの良い挨拶をするために
挨拶には人の心を動かす力があることはわかりましたが、前出したようにただすればいいというものでもありません。
好印象を与える挨拶もあれば、悪い印象を与えてしまう挨拶もあります。ここからは気持ちの良い挨拶をするための3つのキーポイントをご紹介いたします。
①相手の目を見る
あなたは相手の目を見ずに挨拶していませんか？まずは相手の目を見て挨拶をしましょう。
相手の目を見ることで、あなたに言っているんだという関心を示すことにつながります。
②微笑む
無表情の挨拶は逆に相手を怖がらせてしまうことがあります。大げさな笑顔はいらないので自然な笑顔が出るようにしましょう。きっと相手に好印象を与え、話すきっかけに繋がるはずです。
③適切なボリューム
挨拶をしても、相手に伝わらなければ意味がありません。相手に伝わる声の大きさを意識しましょう。
ただ、場合によっては大きい声での挨拶が不適切な場面もあります。
打ち合わせの最中に大きい声で挨拶されたら「なんだこいつ」となってしまうので雰囲気を感じ取って適切なボリュームで挨拶をしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。挨拶は社会人として、人として基本のマナー。
特に会社は仕事をするための場所なので、「どうすれば仕事がスムーズにいくか」を考えれば挨拶しない手はないでしょう。
挨拶なくしては人間関係は始まりません。話しかけるか迷っても、まずは笑顔で挨拶して一歩目を踏み出しましょう。
