ビジネスメールは営業や事務の仕事をするうえで欠かせないコミュニケーションツールのひとつです。今回は、ビジネスメールの基本的な書き方や作成時の注意点など、初歩的なことをメインに解説します。
1.ビジネスメールの基本ルール・マナー
基本的なビジネスメールの構成
①挨拶 ②名乗り ③要件 ④結び が一般的な順番です。
【例】
いつもお世話になっております。
中日本コミュニケーション株式会社の田中です。
先日のMTGでご依頼頂いた資料をお送りいたします。
ご確認の程よろしくお願いいたします。
件名は本文の内容が分かりやすいものにする
はじめてメールを送る相手には、特に件名に自分の会社名を入れると良いでしょう。
【例】
件名：【中日本コミュニケーション株式会社】「〇〇」に関する資料の送付
本文の前に必ず宛名を書く
【例】
△△株式会社
営業部 〇〇様
何か依頼をする際は、枕詞を書く
依頼を書く初めに、「お忙しい所大変恐縮ですが～」「誠に急なご依頼とはなりますが～」などといった言葉を添えましょう。
また、終わりに「引き続き何卒よろしくお願いいたします。」「ご多忙の中恐縮ですが、ご返答いただけますと幸いです。」などといった言葉を添えましょう。
何か依頼をする際は、なぜそうしてほしいのか理由を書く
例えば、見積書を出して欲しい場合であれば、
「〇月〇日に稟議書を提出する予定のため
その前々日にあたる〇月〇日までに
見積書をご送付いただきたく存じます。」
などといったように説明をすれば、相手も納得しやすくスムーズに対応してくれるでしょう。
また、不足情報があるとその分のやりとりが発生してしまう場合もあります。
署名を設定する
使用するメールソフトの設定で、署名をつけることができます。
メールを作成する度にメモ帳などからコピーすると効率も悪く、忘れてしまう場合もありますので、必ず設定しましょう。
設定の仕方は、「〇〇(使用しているメールソフトの名前 署名 設定」などのように、インターネットで検索するとすぐにヒットします。
2.ビジネスメールを作成する際の注意点
・急用にメールを使わない
・受信したメールは1営業日以内に返信する
・初めての相手には「お世話になっております」を使わない
・打ち合わせ・訪問などの後は必ずお礼メールを送る
・１行は全角で30文字前後を目途に改行する
・専門用語は使わない
・添付ファイルのサイズに注意する
・ウィルス感染していないかチェック
・敬語の使い方を確かめる
・絵文字や顔文字は使わない
3. To・CC・BCC の使い方
【TO】
確認・返信義務：〇
メインでメールを送りたい相手のアドレスを入力します。
メールに記載している内容の処理や作業をして欲しい、返信が欲しいという方に「あなたに送っています」という意思表示をすることができます。
【CC】
Carbon Copy
カーボン・コピー
確認義務：〇 返信義務：場合による
メールを共有したい相手がいる場合に入力します。
TOとは別にメールの内容を共有したい人のメールアドレスをCCに入力しますが、「CC」に入っている人は送信者全員に開示されるため注意が必要です。
基本的には「TO」の受信者が依頼を受けたことになるので、打合せなしで「CC」の受信者が対応するのは好ましくありません。そのあたりは、TOとCC(自分と上司など)で確認した方が良いでしょう。
また、取引先などにメールを送る際、CCに社内の人間のアドレスが含まれているのであれば、一文添えるとより丁寧です。「情報共有のため、弊社部長の田中をCcに入れております。ご了承くださいませ」など。
【BCC】
Blind Carbon Copy
ブラインド・カーボン・コピー
確認義務：〇 返信義務：場合による
BCCは送信者に伏せてメールを共有したい相手がいる場合に入力します。
BCCの受信者は他の受信者に表示されないため、お互いに面識がない方々に一斉送信する場合にも用いられます。
4. まとめ
いかがでしたでしょうか？
ビジネスメールはコミュニケーションツールの重要な手段ですが、研修まで丁寧に行っている企業も少なく、自主的に学ばないと身につかないものですので、疑問ができた際は、積極的にインターネット検索を活用して調べてみましょう！
私たち「中日本コミュニケーション」は人材派遣を中心に、専門性の高い業界への総合人材プロデュースサービスを行っています。厚⽣労働省認可のキャリアコンサルタントが研修を行っておりますので、初めてご利用される方もご安心ください。
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今回はキャリアアップするために必要とされる「ビジネススキル」について紹介していきます。
ビジネススキルについて理解することで、今の自分を見直すことにも繋がりますので、是非読んでみてください。
1.ビジネススキルとは
ビジネススキルとは、仕事をする上で身につけるべき、知識・技術の総称です。
パソコン作業や経理など特定の能力のみではなく、社会生活で必要となる知識・技術も該当します。
仕事内容や立場によって求められるスキルは異なります。
ハーバード大学のロバート・カッツ教授は、「カッツの3能力(カッツモデル)」として、３つに整理しました。
- テクニカルスキル
- ヒューマンスキル
- コンセプチュアルスキル
カッツは階級があがるにつれ、テクニカルスキルの重要度が相対的に下がり、コンセプチュアルスキルとヒューマンスキルの重要度が高まると考えました。
要は、
スタッフ層はテクニカルスキルをより必要とされ、
経営者層はコンセプチュアルスキルとヒューマンスキルがより必要とされるということになります。
2-1.テクニカルスキルとは
テクニカルスキルとは、業務遂行能力や業務知識のことです。
とくに、現場で働く人やスタッフ層に必要とされる能力です。
テクニカルスキルは、職務内容により様々です。
◆例えば…
接客であれば、接客技術・説明力・商品知識・観察力
会計であれば、経理・財務知識
事務であれば、事務処理能力・PCスキル・資料作成能力
営業であれば、コミュニケーション能力・マーケティング技術・調品知識
企画であれば、情報収集能力・市場理解・分析力
エンジニアであれば、プログラミング能力・情報収集能力
などが挙げられます。
2-2.ヒューマンスキルとは
テクニカルスキルとは、円滑な人間関係を築く能力のことです。
とくに、マネジメント層や管理職に必須とされる能力です。
相手を理解する気持ちや意見を正確に引き出すこと、相手に物事をわかりやすく的確に伝える技術が必要です。
◆例えば…
プレゼンテーション・向上心・ファシリテーション・コミュニケーション・ヒアリング・交渉・コーチング・リーダーシップ・ネゴシエーション
などが挙げられます。
◆ヒューマンスキルが高い人の特徴
ヒューマンスキルは、相手の気持ちへの理解や物事を的確に伝えることを意識することで鍛えられます。
- 質問や言葉の意図や内容を正しく理解できる。
- 質問に対して順序良く話すことができる。
- 価値観が異なる人を認めることができる。
- 人の特徴を理解し、その人に合った仕事を与えることができる。
2-3.コンセプチュアルスキルとは
コンセプチュアルスキルとは、概念化能力のことです。
物事を概念化して捉えたり、抽象的に物事を考えたりする能力です。
とくに、経営者層に必須とされる能力です。
組織に対して課題解決やリスク回避、イノベーション等をもたらすため重要な能力といえます。
◆例えば…
論理的思考・批判的思考・水平思考・俯瞰力・柔軟性・受容性・探究心・応用
などが挙げられます。
◆コンセプチュアルスキルが高い人の特徴
コンセプチュアルスキルは、普段から物事に対する考え方を意識することで鍛えられ高まります。
- 具体化して物事を考えることができる。
- 抽象化して物事を考えることができる。
- 言葉の定義を明確にすることができる。
- 決めつけや思い込みがない。
- トラブルに動じず冷静に解決にあたる。
- 口頭で相手を納得させるのが上手い。
- 相手の話をうのみにしない。
- 常に目的思考で考えている。
3.これらのスキルの高め方
まず、いずれの能力においても、自分の能力を客観的に見ることが大切です。
自分の職場や立場ではどのような能力が必要とされるのか、
目標とする立場の上司はどのような能力が求められているのか考えてみましょう。
可能であれば、自身のどの能力が評価されているか、もしくは努力が必要か、
上司からフィードバックをしてもらいましょう。
どの能力を鍛えるべきか考えられたら、上司や先輩を真似したり、専門書を読んだり、OJTをしたり、e-ラーニングをしたりして学習していきましょう。
4．まとめ
いかがでしょうか。
これらの能力を鍛えていけば、よりビジネスで活躍できるようになることはもちろん、新しいことができるようになって自己肯定感も高まることは間違いないと思います。
自分を磨き、ビジネススキルを鍛えていきましょう！
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新規プロジェクトの開始により人手が欲しい、社員が突然辞めてしまったなど、急遽人材を確保したい場面は幾度となく現われるでしょう。
そんな時に便利なのが人材派遣会社なのですが、人材派遣会社を使ったことがない企業にとっては、そのメリットや人材獲得までの流れがよくわからず、二の足を踏んでしまうなんてこともあるでしょう。
そこで今回は人材派遣会社を使うメリットと、弊社におけるファーストコンタクトから人材獲得までの流れを詳しく解説いたします。
◆人材派遣会社を使うメリット
まずは人材派遣会社を使うメリットについて紹介いたします。
1.人材獲得に時間がかからない
人材派遣会社を使う1番のメリットが人材獲得に時間がかからない点ではないでしょうか。
一般的な人材獲得方法では、企業側から求人をかけ、求職者がその求人に応募するという手順を踏みますが、求職者が応募してくるまでにはどうしても時間がかかり、その間企業側は待ちの状態となります。
ですが、人材派遣会社には既に数多くの求職者が登録をしているため、求人をかけてから応募までのタイムラグを無くすことができ、あまり時間をかけずに人材を獲得することができます。
また、応募してきた求職者がどのようなスキルを持っているのか、会社にふさわしい人間なのか判断するための面接を行う必要もありますが、人材派遣会社を使えば、企業の要望に合わせた人材をピックアップし提案を行いますので、面接にとられる時間や企業と求職者のミスマッチを防ぐこともできます。
2.コストを削減できる
人材派遣会社から人材を獲得することで様々なコストが削減できます。
例えば、自社で求人募集をかける必要がないので広告費がかかりません。また、派遣スタッフは業務に必要な能力や経験を持った即戦力となる人材のため、研修や育成にかかる諸経費も抑えることができます。
さらに各種保険関連や給与計算は派遣会社が対応するため、企業側が上記の責務を行う必要はありません。
3.専門性の高い人材を確保できる
特定のスキルや知識を活かしたスペシャリストとして活躍している人材も、派遣会社には数多く登録しています。
経理のプロフェッショナルやプロジェクトマネージャーなど、専門性に特化した人材を、必要な時期に即戦力として獲得することができます。
経験者がいない業務が一時的に発生する場面では、経験のある人材を派遣社員として受け入れることで、問題が解決することもあります。
4.業務の効率化ができる
マニュアルができてしまっているような業務を派遣社員に任せることで、自社社員は社内での判断や専門性が求められる業務、突発的な業務に専念できるようになります。
また、定型業務に割く時間を減らすことで、残業時間の削減にもつながります。
◆派遣会社の選定から人材導入までの流れ
それではいよいよ人材導入までの流れを解説いたします。
1.ファーストコンタクト
社員の辞職・転職などによる欠員補充、新規プロジェクトへの人員増員など、人材に関する案件が発生した場合は、まず弊社人材サービス直通ダイヤル(052-887-4922)までお電話ください。
弊社のコーディネーターが詳細な内容をヒアリングさせていただく日程を調整致します。
2.ヒアリング
必要な人材に関するご要望について、ご指定いただいた日時にて弊社コーディネーターがヒアリングさせていただきます。
期間や人数・必要なスキルや年齢・勤務開始日などをお聞かせください。また、内容によっては弊社より効率的な人材の活用についてもご提案させていただく場合もございます。
3.スタッフのマッチング
お客様から伺った内容・条件に従い、弊社登録人材の中からマッチングを行います。登録スタッフと調整後、マッチング結果などをご提案させていただく日程について弊社からお客様にご連絡いたします。
4.マッチング結果のご提案
弊社登録スタッフの中から、お客様のご要望や条件に合うスタッフの情報をご提供いたします。ご提供する情報以外にもスタッフについて知っておきたい情報などはご質問ください。コーディネーターが可能な範囲でお答えいたします。
ご要望に沿うスタッフを選出いただきましたら、派遣スタッフの職場見学の日程について調整を行います。
5.職場見学の実施
ご指定いただいた日程にて弊社コーディネーターと派遣スタッフ本人が、職場見学に伺います。ご担当者様には選出いただいた派遣スタッフに業務内容などについて直接ご説明いただきます。弊社スタッフより詳細な内容について質問させていただく場合もございます。
職場見学終了後は、ご採用の可否を弊社担当コーディネーターまでご連絡ください。
6.ご契約
派遣スタッフについてご採用いただく場合は、お客様と弊社の間にて労働者派遣契約法に基づくご契約の手続きをさせていただきます。
業務内容や各種条件、勤務開始日や期間などについてあらためてご確認いただき、基本契約書・派遣契約書を取り交わし、ご契約の締結となります。
7.スタッフの勤務開始
弊社派遣スタッフの勤務初日には弊社コーディネーターがスタッフに同行し、改めてご挨拶させていただきます。勤務開始後は弊社コーディネーターが定期的にお客様のもとへ伺い、スタッフの勤務状態やご要望についてお聞かせいただきます。
弊社の派遣スタッフがお客様の業務に最大限貢献できるよう、コーディネーターがお客様とスタッフ双方のフォローアップに尽力いたします。
8.契約更新の有無について
ご契約を更新しない場合は、満了日で契約終了となります。その際は契約満了日の一ヵ月程前になりましたら、お客様より更新しない旨の連絡を弊社にご一報ください。
ご契約を更新いただく場合はスタッフ本人の同意後、更新契約の手続きをさせていただきます。
また、ご連絡のない場合は更新されるという判断になりますのでご注意ください。
◆まとめ
いかがでしたでしょうか。
人材派遣会社を活用することで、必要な人材を、必要な状況に応じて確保することができます。効率的な組織運営を目材している企業や、慢性的な人員不足に悩んでいる企業は、人材派遣会社の活用をしてみてはいかがでしょうか。
私たち、中日本コミュニケーションでは独自のツールを使って企業と求職者のマッチングを行うため、すみやかな人材の紹介が可能です。
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