前々回の記事にて、派遣会社の導入の流れについて紹介しましたが、「流れはわかったけど、結局コストはどれくらいかかるの？」と費用面について疑問がある法人様も多いのではないでしょうか。
そこで派遣導入に二の足を踏んでしまわないためにも、今回は派遣を導入する際の料金相場についてご紹介いたします。
1.派遣料金の詳細について
まず、派遣社員を雇う際に発生する費用について解説いたします。
派遣社員を雇う際は「初期費用」と「継続費用」がかかってきます。
「初期費用」とは正社員雇用の場合であれば、求人募集の広告費であったり、研修や教育にかかる費用のことを指します。
派遣契約の場合はこの初期費用が大きく抑えられ、法人様が支払う費用は派遣社員が業務で使用する物品を用意する時にかかる費用のみとなります。
「継続費用」とは、給料や社会保険料などを言います。これら費用は派遣会社から請求される金額に含まれていることが多いです。
続いて派遣料金の内訳についてですが、人材派遣会社や職種・業界によって違いはありますが、派遣料金の大半は派遣スタッフへの給料が占めています。派遣スタッフへの給料は派遣料金全体のおよそ70％となります。
給料以外に発生する残りの30％の費用については、社会保険料がおよそ10%、派遣スタッフが有給を取得する際、派遣会社が負担する有給費用がおよそ4%。その他、派遣スタッフのフォローにかかる人件費や教育研修費用などの諸経費がおよそ14%。
それら全てを差し引いた残りのおよそ2%が派遣会社の営業利益となります。
2.マージンについて
派遣料金を詳しく紹介するうえで忘れてはならないのが『マージン』です。
マージンとは派遣スタッフへの給料とは別に派遣会社へ支払う紹介料や手数料のことであり、派遣スタッフを導入する法人様はマージンを含めた料金を派遣会社に納めていただくこととなります。
マージンの割合を調べるには『マージン率』を出すのが良いでしょう。マージン率の算出方法は下記の通りです。
マージン率＝（派遣料金の平均額ー派遣スタッフへの給料の平均額）÷派遣料金の平均額×100
2022年現在、法改正によって派遣会社は年度終了毎にマージン率を後悔することが義務付けられており、大手の派遣会社のマージン率はおよそ20%〜30%となっています。
ただ、マージン率が高い会社＝悪い会社というわけでもなく、その高いマージンから派遣スタッフに対して充実したサポート体制を整えている会社も存在します。そういった会社の派遣スタッフは質が高く、業務にも真剣に取り組んでくれる可能性が高いです。
マージン率が料金決定をする全てではないので、業務内容に応じた料金交渉をした上で派遣会社の選定を進めていきましょう。
3.派遣料金の相場について
それではこれまで解説した派遣料金やマージンをふまえて、派遣料金の相場を見ていきましょう。
厚生労働省によると、令和2年度の平均派遣料金(8時間換算)は24,203円（前年度比：2.4%増）、派遣労働者の平均給料(8時間換算)は15,590円（前年度比；2.3%）となっています。
続いて各職種別の平均派遣料金と派遣スタッフへの平均給料は下記の通りです。
引用元：厚生労働省HP「平成30年度 労働者派遣事業報告書の集計結果（速報）令和2年3月31日発行」※8時間換算
派遣スタッフは、一定のスキルを持った即戦力が多いため、未経験者や学生の多いアルバイトよりも高い平均時給となっています。経験の有無や必要なスキル、条件などによって派遣料金は大きく変わってきます。
派遣を雇うことが本当にプラスとなるのか、上記の表を参考にしながらご予算と相談しつつ条件を定めていくことをおすすめします。
4.派遣費用を抑えるコツ
正社員を新規で雇うよりも費用が抑えられる派遣社員ですが、最後になるべく費用を抑えて派遣を雇うコツをご紹介いたします。
・複数社で比較検討する
派遣会社によっては特定の地域や職種などで独自の強みを持っていたり、得意分野が異なっていることがあります。
特に、業界特化型の経験や特別なスキルを持っている人材は、その業界に特化した派遣会社に登録していることが多いです。
得意分野ではない求人は所属している派遣スタッフも限られているため、金額がたかくなる傾向があります。逆に言えば自社の業種・必要とする職種に強みを持ち、かつ地域に密着した人材紹介を提供している会社を選ぶことで費用を抑えることができます。
・条件を見直す
スキルのある人材であればあるほど給料も上がります。そのため、求めるスキルレベルを下げることができれば派遣費用も必然的に引き下げることができます。
・本当にそのレベルのスキルが必要か
・業務内容を簡素化できないか
・長期的に採用できないか
今一度本当にその条件で探す必要があるのか、考えてみましょう。
5.まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は派遣を導入する際の料金と相場について紹介しました。詳細な金額がわかれば派遣を雇うハードルが下がるかと思います。
わたしたち「中日本コミュニケーション」は人材派遣を中心に、専門性の高い業界への総合人材プロデュースサービスを行っています。
厚生労働省認可のキャリアコンサルタントが研修を行っておりますので、初めてご利用される方もご安心ください。
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前回の記事で【面接時に必ず聞くべき5つのこと】について紹介しましたが、今回はより具体的な質問例について紹介いたします。
また、面接の前準備や面接の基本的な流れについて解説していきます。
◆自社に必要な人材を明確化する
まず、面接をするにあたって、自社にとって必要な人材について・ふさわしい人材についてを明確化する必要があります。
いくら優れた人材であっても自社の業務や社風にマッチした人でなければ、早期に退職される可能性もありますし、ましてや面接官の主観で採用を決めるなどもってのほかです。
面接に挑む前にまずは自社に必要な人材を明確化しましょう。
◆面接の流れ
では次に面接の基本的な流れについて紹介いたします。
1.面接官の自己紹介・会社紹介
まずは面接官自身の自己紹介と会社概要の説明をします。また、その日の面接の流れ（質問内容や時間など）について簡単に説明します。
2.応募者の自己紹介
面接官側の自己紹介が終わりましたら次は、応募者の自己紹介をしてもらいます。
3.アイスブレイク
応募者の自己紹介が終わりましたら、いきなり本題に入るのではなく面接とは関係のない話題を挟んで応募者の緊張をほぐします。
4.事実確認
ここから、本格的な面接へと入っていきます。
まずは、応募者の履歴書に基づいた質問をし、能力や経験について確認をします。その際に履歴書に虚偽はないか・具体的に自分の言葉で喋れているかを判断していきます。
5.将来の展望や意欲に関する質問
自社に入ってどのようなことがしたいのか？どうなりたいのか？といった将来のビジョンについて質問し、自社への志望度や理解度について確認していきます。
6.質疑応答
ある程度確認したい質問が終わりましたら、応募者に不安を残さないよう応募者に対して質問を促します。
事前に面接が長くなるとわかっている場合は、面接の合間に質問を促すのも良いでしょう。
7.事務的な要件の確認
最後に勤務体制や入社日など、事務的な要件を確認します。また、合否連絡の目途や方法などについても伝えておきましょう。
◆具体的な質問例
ここからは前回ご紹介した【面接時に必ず聞くべき5つのこと】に沿って具体的な面接時の質問例についてご紹介いたします。
1.自己紹介をしてもらう
自己紹介をしてもらうことでコミュニケーションスキルの有無がある程度わかります。
具体例）
・まずは簡単な自己紹介をお願いします。
・経歴や実績を交えて自己紹介をお願いします。
2.前職の話をしてもらう
前職の話をどのようなニュアンスで発言しているのかによって、仕事に対してのやりがいや充実感をもって取り組める人材かどうかがわかります。
具体例）
・前職ではどのような仕事をされていましたか？
・職場ではどのような役割を任されることが多いですか？
3.志望度について聞く
自社への志望度が高い人材であれば離職率が低く、そうでない場合はすぐに辞めてしまう可能性が高いです。そのため、自社の志望度を測る質問は非常に大切です。
具体例）
・弊社にどのような印象をお持ちですか？
・弊社の志望度はどれくらいですか？
4.挫折した経験について聞く
これまでの人生において失敗した場面や挫折した時に、どのような対処をしたか質問することで、その人のストレス耐性を測ることができます。
具体例）
・トラブルがあったときにはどのように対処しますか？
・これまでに挫折した経験はありますか？その際どのように乗り越えましたか？
5.応募者の思考性について聞く
応募者の考え方や価値観について質問し、自社の企業理念や価値観、既存社員との相性を確認することができます。
具体例）
・自分のモチベーションは何だと思いますか？
・仕事でやりがいを感じる場面はどういった時ですか？
・組織にとって1番大事と思われるものは何ですか？
◆まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は面接の基礎的な部分について紹介しました。
面接はより良い人材を採用するために実施することなので、応募者のマイナス面ではなくプラス面を見いだすようにしましょう。
また、ミスマッチを防ぐためにも、自社の社風や採用方針を明確にし、面接の前からある程度採用したい人材像を固めておきましょう。
わたしたち「中日本コミュニケーション」は人材派遣を中心に、専門性の高い業界への総合人材プロデュースサービスを行っています。
厚生労働省認可のキャリアコンサルタントが研修を行っておりますので、初めてご利用される方もご安心ください。
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新規プロジェクトの開始により人手が欲しい、社員が突然辞めてしまったなど、急遽人材を確保したい場面は幾度となく現われるでしょう。
そんな時に便利なのが人材派遣会社なのですが、人材派遣会社を使ったことがない企業にとっては、そのメリットや人材獲得までの流れがよくわからず、二の足を踏んでしまうなんてこともあるでしょう。
そこで今回は人材派遣会社を使うメリットと、弊社におけるファーストコンタクトから人材獲得までの流れを詳しく解説いたします。
◆人材派遣会社を使うメリット
まずは人材派遣会社を使うメリットについて紹介いたします。
1.人材獲得に時間がかからない
人材派遣会社を使う1番のメリットが人材獲得に時間がかからない点ではないでしょうか。
一般的な人材獲得方法では、企業側から求人をかけ、求職者がその求人に応募するという手順を踏みますが、求職者が応募してくるまでにはどうしても時間がかかり、その間企業側は待ちの状態となります。
ですが、人材派遣会社には既に数多くの求職者が登録をしているため、求人をかけてから応募までのタイムラグを無くすことができ、あまり時間をかけずに人材を獲得することができます。
また、応募してきた求職者がどのようなスキルを持っているのか、会社にふさわしい人間なのか判断するための面接を行う必要もありますが、人材派遣会社を使えば、企業の要望に合わせた人材をピックアップし提案を行いますので、面接にとられる時間や企業と求職者のミスマッチを防ぐこともできます。
2.コストを削減できる
人材派遣会社から人材を獲得することで様々なコストが削減できます。
例えば、自社で求人募集をかける必要がないので広告費がかかりません。また、派遣スタッフは業務に必要な能力や経験を持った即戦力となる人材のため、研修や育成にかかる諸経費も抑えることができます。
さらに各種保険関連や給与計算は派遣会社が対応するため、企業側が上記の責務を行う必要はありません。
3.専門性の高い人材を確保できる
特定のスキルや知識を活かしたスペシャリストとして活躍している人材も、派遣会社には数多く登録しています。
経理のプロフェッショナルやプロジェクトマネージャーなど、専門性に特化した人材を、必要な時期に即戦力として獲得することができます。
経験者がいない業務が一時的に発生する場面では、経験のある人材を派遣社員として受け入れることで、問題が解決することもあります。
4.業務の効率化ができる
マニュアルができてしまっているような業務を派遣社員に任せることで、自社社員は社内での判断や専門性が求められる業務、突発的な業務に専念できるようになります。
また、定型業務に割く時間を減らすことで、残業時間の削減にもつながります。
◆派遣会社の選定から人材導入までの流れ
それではいよいよ人材導入までの流れを解説いたします。
1.ファーストコンタクト
社員の辞職・転職などによる欠員補充、新規プロジェクトへの人員増員など、人材に関する案件が発生した場合は、まず弊社人材サービス直通ダイヤル(052-887-4922)までお電話ください。
弊社のコーディネーターが詳細な内容をヒアリングさせていただく日程を調整致します。
2.ヒアリング
必要な人材に関するご要望について、ご指定いただいた日時にて弊社コーディネーターがヒアリングさせていただきます。
期間や人数・必要なスキルや年齢・勤務開始日などをお聞かせください。また、内容によっては弊社より効率的な人材の活用についてもご提案させていただく場合もございます。
3.スタッフのマッチング
お客様から伺った内容・条件に従い、弊社登録人材の中からマッチングを行います。登録スタッフと調整後、マッチング結果などをご提案させていただく日程について弊社からお客様にご連絡いたします。
4.マッチング結果のご提案
弊社登録スタッフの中から、お客様のご要望や条件に合うスタッフの情報をご提供いたします。ご提供する情報以外にもスタッフについて知っておきたい情報などはご質問ください。コーディネーターが可能な範囲でお答えいたします。
ご要望に沿うスタッフを選出いただきましたら、派遣スタッフの職場見学の日程について調整を行います。
5.職場見学の実施
ご指定いただいた日程にて弊社コーディネーターと派遣スタッフ本人が、職場見学に伺います。ご担当者様には選出いただいた派遣スタッフに業務内容などについて直接ご説明いただきます。弊社スタッフより詳細な内容について質問させていただく場合もございます。
職場見学終了後は、ご採用の可否を弊社担当コーディネーターまでご連絡ください。
6.ご契約
派遣スタッフについてご採用いただく場合は、お客様と弊社の間にて労働者派遣契約法に基づくご契約の手続きをさせていただきます。
業務内容や各種条件、勤務開始日や期間などについてあらためてご確認いただき、基本契約書・派遣契約書を取り交わし、ご契約の締結となります。
7.スタッフの勤務開始
弊社派遣スタッフの勤務初日には弊社コーディネーターがスタッフに同行し、改めてご挨拶させていただきます。勤務開始後は弊社コーディネーターが定期的にお客様のもとへ伺い、スタッフの勤務状態やご要望についてお聞かせいただきます。
弊社の派遣スタッフがお客様の業務に最大限貢献できるよう、コーディネーターがお客様とスタッフ双方のフォローアップに尽力いたします。
8.契約更新の有無について
ご契約を更新しない場合は、満了日で契約終了となります。その際は契約満了日の一ヵ月程前になりましたら、お客様より更新しない旨の連絡を弊社にご一報ください。
ご契約を更新いただく場合はスタッフ本人の同意後、更新契約の手続きをさせていただきます。
また、ご連絡のない場合は更新されるという判断になりますのでご注意ください。
◆まとめ
いかがでしたでしょうか。
人材派遣会社を活用することで、必要な人材を、必要な状況に応じて確保することができます。効率的な組織運営を目材している企業や、慢性的な人員不足に悩んでいる企業は、人材派遣会社の活用をしてみてはいかがでしょうか。
私たち、中日本コミュニケーションでは独自のツールを使って企業と求職者のマッチングを行うため、すみやかな人材の紹介が可能です。
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採用活動において、面接は人材を見極める大切な場面です。
しかし、短時間で優れた人材かどうかを判断するのは経験を積んだベテランの面接官であっても非常に難しいものです。
そこで今回は、採用担当者にとって永遠テーマともいえる面接での人材の見極め方について紹介していきます。
◆求める人材の確立
まず第一に、面接で自社に有益な人材を獲得できないのは面接官自身も自社にとってどのような人材がふさわしいのかをわかっていないことが多いです。
どのような人材が必要なのかわかってないのに、表面的なスキルや学歴にとらわれて採用したり、面接での態度や雰囲気などを見て面接官の主観で採用したりして、のちのち失敗するケースが後を絶ちません。
面接では、あくまでその場の様子しかわからないので面接官の主観で採用を判断するのは非常に危険です。
ではどうしたら良いのか。
◎面接ではコンピテンシーを上手に使いましょう
コンピテンシーとは思考性や行動特性のことです。
コンピテンシーをうまく使うにはまず、自社の中で成果を上げている社員の思考性や行動特性を分析します。
その分析結果を社内や面接官と共有し、コンピテンシーのモデル化を行います。
そして、面接で自社のコンピテンシーにあった人材を見極め採用することで、自社ですでに活躍している人と同じような人材を獲得することができます。
具体的には「どのような時に」「なぜそのような行動を取ったのか」といった質問文を作り、面接での応募者の回答と自社で活躍している人の回答が似たようなものであれば、自社のコンピテンシーに合っていると言えます。
◆面接時に最も見るべきポイント
1.出身学校や資格、実績や経験で判断しない
学歴の高い人や資格を持っている人は、傍目には優秀といえるかもしれません。しかし、一般的には優秀であっても、自社に入社してからも優秀であるとは限りません。
また、前職での実績や経験がそのまま活かせるポジションが自社にもあるとは限らず、多くの場合は経験より適性が重要となってきます。
2.入社後に活躍できる人かどうか
入社後に活躍できる人材かどうかを判断するには、「コンピテンシー」を見極めることが大切です。
面接で判断する際は、応募者が今までしてきた行動や事実について質問すると良いでしょう。
質問としては「長所」や「強み」を聞く今まで通りのスタイルで大丈夫です。
3.企業の理念や文化に合う人かどうか
企業には少なからず、それまでに培ってきた独自の社風や文化といったものがあります。どんなに優秀な人材であっても、企業の理念や文化に合わなければ、早期に辞めてしまう可能性が高いです。
そうしたミスマッチを防ぐためにも面接では応募者に対して「自社の企業理念について」質問すると良いでしょう。
◆面接時に必ず聞くべき5つのこと
1.自己紹介をしてもらいましょう
自己紹介をしてもらうことでコミュニケーションスキルの有無がある程度わかります。また、説明力やプレゼン能力などについても確認ができます。
2.前職の話をしてもらいましょう
前職の話をどのようなニュアンスで発言をしているのかによって、仕事に対してやりがいや充実感をもって取り組める人材かどうかがわかります。
3.志望度について聞きましょう
自社への志望度が高い人材であれば離職率が低く、そうでない場合はすぐに辞めてしまう可能性が高いです。
そのため、自社の志望度を探る質問は非常に重要です。
また業界の将来性について質問し、どのような考えを持っているか確認するのも、自社でどれくらいのスパンで働きたいかを判断できる材料になります。
4.挫折した経験について聞きましょう
これまでの人生において失敗した場面や挫折をしたときに、どのような対処をしたか質問することで、その人のストレス耐性を図ることができます。
また、それに付随して、問題解決能力が高いかどうかも判断することができます。
5.応募者の思考性について聞きましょう
応募者の考え方や価値観について質問し、自社の企業理念や価値観、既存社員との相性などを確認することができます。
◆まとめ
いかがでしたでしょうか。
面接で企業とマッチした人材を採用することができれば、離職率を減らすことができ、コストの削減にもつながります。
コンピテンシーをうまく使ってミスマッチを防ぎ、会社にふさわしい人材をどんどん獲得していきましょう。
会社にふさわしい人材が増えれば、業績も徐々に伸びていくことでしょう。
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お問い合わせ新型コロナウイルスの感染拡大の影響で低下した有効求人倍率は回復傾向にはあるものの、いまだ低水準で留まっています。
2022年3月分の正社員有効求人倍率は0.94倍で、2020年1月には1.07倍を記録していた倍率には届いていない状況です。
ワクチンの摂取が進み、感染状況が減少傾向にあるとはいえ、有効求人倍率の回復にはまだまだ時間を要するものと予測されます。
こうした社会情勢を踏まえた上で、ウィズコロナ時代の人材派遣にはどういった役割があるのか。
今回はウィズコロナ時代における人材派遣業界について紹介いたします。
人材ビジネスにおける新型コロナウイルスの影響
新型コロナウイルスによる影響は日本の経済にも大きなダメージを与えています。
中でも、人材派遣は景気に左右される業界です。
好況時は企業が人手を求め、採用活動が活発化するので企業と登録スタッフ（求職者）がマッチングしやすい傾向にあります。
また経営状態に余裕がある企業は、人材の育成面でもコストを捻出できるため、未経験者であってもポテンシャル採用が積極的に行えます。
よって、人材派遣業界にとっては求人数を確保しやすいのです。
一方、景気が不安定になると、企業の採用数は大きく減少します。
よって企業と求職者のマッチングの難易度が格段に上がり、人材派遣業界の売上はかなり落ち込みます。
■ウィズコロナ時代の人材派遣業界の役割と社会的価値
ウィズコロナ時代の人材派遣業界にはどのような役割があるのか。
まず短期的には、できる限り求人数を獲得することが大切な役割でしょう。
テレワークなど今までとは全く違った働き方が増えてきており、多くの企業が不要な部署や人材を削って経営のスリム化を図っています。
一方で、コロナ禍においても積極的に採用を続ける企業も存在します。
求人数を確保し、厳しい雇用情勢の中で1件でも多くマッチングを成立させることは人材派遣業界が担う社会的役割の1つです。
■中・長期的な役割
中・長期的には企業が様々な人材を活用できる環境を整備することも、ウィズコロナ時代の人材派遣業界の重要な役割です。
のちに説明しますが、企業が求めるのは若くてハイスペックな人材に偏りやすく、中高年の再就職などは難しいのが現状です。
また、日本の労働力人口は年々減少しており、未経験者や中高年を労働力としてどのように評価し、企業とのマッチングを成立させるかは人材派遣業界に問われる大きな課題です。
人材派遣業界の弱み
先ほど人材会社の役割について短期的には、できる限り求人数を獲得することが大切と、述べましたが、求人数だけを獲得しても、人材派遣業界の売上には繋がりません。
企業が求める人材を、派遣スタッフとして獲得することも重要です。
そして、求職者集めは人材派遣業界の弱みにもなりやすい箇所です。
人材派遣業界の今後の先行きを考える上で、念頭におくべき人材派遣業界の弱みを説明していきます。
■労働人口の減少は避けられない
労働人口の減少は、経済の緩やかな衰退も意味します。
人材派遣業界にとっては、求職者・求人者の確保が今後徐々に困難になっていくでしょう。
その上で一般的に企業は、経験豊富な20代中盤から30代前半の若い人材の中途採用を求めます。
業務経験があることで育成コストが低くなり、なおかつ若手であることから長期にわたって活躍が期待できるためです。
特にITエンジニアなど、恒常的に人材不足に陥っている業種・業界では、多くの企業が似たような人材を求め求人を出している状況です。
このように、企業が求める人材には偏りがあります。
「どの企業も欲しがるようなハイスペックな人材」を獲得し続けることは非常に難しく、労働人口が減り続ける中では、これからより見つけづらくなるでしょう。
アフターコロナによる人材派遣業界の今後の展望
最後に、アフターコロナの人材派遣業界の先行きについて説明していきます。
■主役が「人材」であることは今後も変わらない
人材派遣業界の主役は、もちろん人材です。
つまり、人材派遣業界は人材にもたらす利益・価値を最大化することが本質であり最たるものです。
人材一人一人のキャリア設計を手伝い、足りないスキルや経験があればそれを明確化し、その人が望むキャリアを実現するための適切な求人紹介や面接対策を提供する。
もし、その人の望むキャリアにとって転職がマイナスとなるならば、現在の会社に残ることを提案するのも派遣会社の大事な仕事です。
SNSが発達した昨今ではそれを活用したダイレクトリクルーティングといったサービスも誕生し、求人サイトに書かれている程度の情報しか提供できない人材派遣会社は、そう言ったものに人材や仕事を奪われ、消失していくことでしょう。
■人材派遣業界の「公共性」も考える
人材派遣業界は、公共性の高い職業です。
企業に対しては人材活用のアドバイスをし、求職者に対してはキャリアコンサルタントとしてスキルアップを手伝うポジションにあり、社会全体の就業率を高めることが期待される仕事であるためです。
しかし人材派遣会社が利益ばかりを追求してしまうと、企業と人材のミスマッチが頻発してしまいます。
そうなれば社会の就業率は高まらず、減少し続ける労働人口の有効活用も行われません。
目先の利益だけでなく、社会全体の労働人口を活用するという原点に立ち返り、人材活用のあり方について考えることも大切です。
時代は「個」に移っていく
コロナによって注目された雇用形態の1つに「ジョブ型雇用」があります。
ジョブ型雇用とは業務内容や給与形態を明確に提示し、そのポストにあった最適な人材を雇用するというものです。
業務内容や給与形態が明確になるという反面、その業務がなくなればそこで雇われている人材は解雇されるリスクが高い面も持ち合わせております。
終身雇用が形骸化し、コロナ禍で普及したテレワークが今後も定着する可能性が高いなか、人材の流動性はこうした「ジョブ型雇用」やノマドワーカー・フリーランスの増加によってより高まっていくでしょう。
日々労働者の労働環境が変わりゆく中、企業は多様な人材をどのように雇用し、活用すべきか。
人材派遣を手がける事業者には、よりレベルの高い採用コンサルティングも求められることでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回はウィズコロナ時代の人材派遣業界の社会的役割や展望をまとめました。
人材派遣業界は、人材資源の有効活用や経済の活性化に繋がる大切な業界です。
コロナ禍で今までと働き方が大きく変わる中、社会全体の就業率を高める役割が期待されています。
また企業に対しては人材が流動化する中で、多種多様な人材をどのように雇用し、使いこなすかをコンサルティングする役目も今後は求められていくでしょう。
私たち「中日本コミュニケーション」は人材派遣を中心に、専門性の高い業界への総合人材プロデュースサービスを行っています。
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お問い合わせ人材派遣会社とは？
人材派遣会社とは、会社に登録してくれた働きたい人材に対して、次の人材にあった働き先を紹介する会社で、企業と人材をつなぎ、双方にメリットがある雇用を生み出すものです。
派遣先企業の「こんな人材がほしい」といったニーズをあらかじめ聞き取りしたうえで、登録している多数の人材の中からそのニーズに合うスタッフをピックアップし、派遣先企業に紹介します。
派遣会社の社員（派遣スタッフではない）の平均年収は、400万円〜500万円程度ですが、担当した企業と人材との雇用関係が成立すると別途インセンティブが発生する派遣会社もあります。
近年、IT・医療・介護といったさまざまな業種・業態が活性化してきており、多種多様な業界の企業と人材の橋渡しの役割を果たす人材派遣会社の必要性は高まってきています。
今回はそんな人材派遣会社の基礎的な部分を紹介いたします。
派遣会社社員の仕事内容
■企業と派遣スタッフのマッチング
前述したように派遣会社の仕事内容は企業が欲しい人材とそれにあった派遣スタッフを企業に紹介し、雇用関係を成立させることです。
雇用関係を成立させると一口で言っても、それを行うためには新規の派遣先企業を開拓する必要があったり、登録スタッフに対しても各種セミナーや研修の実施、スキルアップに関する相談など、さまざまな業務があります。
人材派遣会社は、企業と派遣スタッフを結ぶ架け橋となり、互いにメリットがある雇用関係を構築していくことが重要となります。
■企業と派遣スタッフ双方に対する仕事がある
人材派遣会社にはまず、第一段階として人材を派遣してほしいという依頼が入ります。
そのニーズをヒアリングし、就業条件などをすり合わせたうえで企業にとってベストな派遣スタッフを紹介します。
企業のニーズに合うスタッフを紹介するために、場合によっては給料面などの交渉を行うこともあります。
そのため派遣希望のスタッフ登録を行う時には、担当者が希望者と面談を行い、希望の条件や経験などを綿密に把握しなければなりません。
人材派遣会社の社員に必要な資格・入社後の資格試験など
人材派遣会社に入社するうえで、必要な資格は特にありません。
実務で必要になる知識・スキルは、入社後の研修や業務を通じて得られます。
ただし、人材派遣業界に関連する資格として、「キャリアカウンセリング」や「人材コーディネーター」など民間資格が複数あります。
また、2016年からスタートした国家資格の「キャリアコンサルト試験」は、合格し指定の機関に登録することで「キャリアコンサルタント」という肩書きを名乗ることができます。
この試験に合格した人は、人材派遣業界、ハローワーク、大学のキャリアセンター、若者の自立支援機関など幅広い業種で活躍することが可能です。
人材派遣会社社員の給料・年収
人材派遣会社社員の平均年収は、400万円〜500万円程度が相場とされています。
派遣会社の規模や職場によって給料に差は生じますが、業界全体では、大手人材派遣会社ほど給与水準は高めとなっています。
正社員よりも安いコストで雇用できる派遣スタッフを求める企業は年々増えてきており、人材派遣業界は拡大の傾向を見せています。
しかし、不況などで派遣先企業が雇用を減らした場合には人材派遣会社の業務も減るため、景気の影響を受けやすい側面があり、不景気が長引き業績が悪化した場合には社員の給料も減る可能性があります。
■インセンティブにより給料をアップさせる
企業と紹介した人材の雇用契約が成立すると、売上に対しての歩合給である「インセンティブ」が発生する派遣会社もあります。
結果を出すほど給料に反映されるため、能力次第では20代前半でも年収700万円以上を得ることが可能なようです。
最近では年功序列を廃止し、結果を出すことで年齢関係なく昇進できる制度を取り入れている企業も増えてきており、実際に20代後半や30代で管理職となり、年収アップを実現している人もいます。
人材派遣会社の現状と今後の見通し
派遣会社の業績は社会の景気に大きく左右される傾向にあり、それが採用人数や給料面にも影響を及ぼす可能性は十分にあると考えられます。
しかし、人材派遣会社は企業と人材を結ぶ架け橋の役割を果たす存在として世の中から必要とされており、近年では、高度なスキルや専門性が要求される業務でも派遣スタッフの需要が増してきています。
あらゆる業種・業界の活性化を図り、人材の可能性を引き出すことは派遣会社における使命ともいえるでしょう。
また派遣社員が日本の経済に及ぼす影響についてはさまざまな議論が続けられており、今後も派遣業界を取り巻く環境は変化していくとみられ、柔軟に対応しながら事業を展開していく必要があるでしょう。
就職活動において面接で本当は第一志望ではないのに第一志望であると本音を隠した経験は社会人であればほとんどの方が経験したのではないでしょうか。
日本のビジネスシーンでは本音と建前をうまく使い分けるスキルを持ち合わせておくことが世渡りのコツとなります。
今回は、そもそも「本音」と「建前」とは何なのかという基本的なお話や、実際のビジネスシーンでの本音と建前を使いわけるポイントなどを紹介いたします。
◆ビジネスにおける本音と建前
“本音と建前”は日本人特有の価値観です。
ビジネスの場においては、“本音”を見せずに、“建前”を表に出して、交渉や要求を進めていくことも往々にしてあります。
まずは、本音と建前の意味を解説いたします。
「本音」の意味
“本音”とは、自らの本心のことです。
日本におけるビジネスの場では、本音を言える場面はほぼないと言っても過言ではないでしょう。
例えば、取引先からあり得ない金額での契約を提示されたとしても、「一度社に持ち帰って検討させてください」と、その場で拒否するのではなく、相手の思いを受け取ります。
これは嘘をついているわけではなく、ワンクッション入れて相手側の条件を切り捨てないこと・不快感を与えないようにしているのです。
もしこの場面で「その金額は無理です」ときっぱりと本音を伝えてしまえば、その取引先とは下手をすれば縁を切られてしまう可能性もあるのです。また、冒頭の就職活動の面接においても御社は第二志望ですなどと本音を言ってしまえば、高確率で御祈りメールが来ることでしょう。
「建前」の意味
建前とは、“本音”の対極にある言葉であり、本心ではない気持ちが“建前”です。
“嘘”と同列にされることが多いですが、他人を欺き陥れる意思があるのが嘘であり、建前には相手を騙す意思はない点に違いがあるということを覚えておきましょう。
海外では、交渉ごとの際に建前を使うことはほとんどありません。初期の段階で具体的な条件をはっきりと伝え、お互いの妥協点を探るのが海外におけるビジネスの基本です。一方日本では、具体的な条件を徐々に徐々に提示していくという、建前が前提で交渉が進む傾向があります。
◆建前に潜む危険性
では交渉を進めていく上では常に建前を使っていれば良いかと言われるとそうではありません。
建前ばかりで交渉を進めていくとトラブルに発展するケースもあります。
ここからは、ビジネスシーンで建前を使う際に気をつけなければならない注意点について紹介いたします。
1.時と場合を考えて本音と建前を使い分ける
場面や相手によって、本音と建前を使い分けましょう。例えば、なんとしても契約したい取引先との交渉の際には、建前を上手に使って相手の本音を引き出すことが有効です。
相手が本心では何を求めているのかを探ることで、交渉をスムーズに進めることができます。一方で、自分の部下を指導する際には、言いたいことを遠回しに伝えても響きません。
部下のどこが悪いのか・どこを直したらいいのかといった具体的な内容を伝えたほうが効果的です。本音と建前、どちらを使うのか、状況に応じて使い分けましょう。
2.建前ばかりでは仕事が進まないと意識する
建前ばかりを伝えていると、ビジネスの進捗スピードが遅くなります。
絶対のめない条件なのに「検討します」と伝えると相手に「この条件でのんでくれるのかな？」と期待を持たせてしまい、あとからこの条件ではのめないと伝えると、「検討すると言ったのにあれは嘘だったのか」と、相手の機嫌を損ねてしまいます。
このようにヘタな建前は自分にとっても相手にとっても、無駄な時間を使うことになってしまいます。ビジネスを円滑にするために建前を使うのは悪いことではありませんが、建前だけを使っていてビジネスの進捗が遅れてしまっては本末転倒です。
建前を使うのは、あくまで自分の本心を相手に伝えやすくするための手段であることを頭に置いておきましょう。
3. 建前を見極める力も必要
日本のビジネスシーンでは、ほぼほぼ建前が前提で交渉が進みます。あなたも建前を使うように相手も建前を使ってくるということを忘れてはいけません。
ビジネスにおいては相手の建前を見極めることが大切です。相手の発言をそのまま受け取るのではなく、裏にはどのような本心があるのか、本当のところのニーズはなんなのかを探っていきましょう。
◆まとめ
いかがでしたでしょうか。日本のビジネスシーンでは建前を上手に使いながら相手との関係性を構築していき、本音を話せる関係性に持っていくことが求められます。
建前は嘘ではありません。
相手を欺いたり、陥れるような言葉選びは禁物です。
また、本音と建前は、相手の気持ちを害さないようバランスよく使うことも忘れてはいけません。
時には相手の本音が見えずにモヤモヤすることもあるかもしれませんが、関係を深めることで少しずつ本音を聞ける関係性になります。
相手の気持ちを尊重し、本音と建前を上手く使って、ビジネスでの人間関係を円滑に進めていきましょう。
あなたは『挨拶の重要性』を説明できますでしょうか？
幼い頃から当たり前のように「しっかり挨拶をしましょう」「挨拶は良いことです」と言われすぎて、挨拶の大切さをしっかり考えたことがある人は少ないと思います。
日々何気なくしている挨拶。
しかし、挨拶にはビジネスを充実させるヒントが潜んでいます。
今回は改めて挨拶の大切さを学び、今日から少しでも気持ちの良い挨拶をして充実したビジネスライフを送りましょう。
あまり知られていない『挨拶の目的』
挨拶には、『相手の心を開き、相手の心に近づく』という目的があります。
幼い頃から、挨拶は良いことだと習ってきた私たちは、学校や会社で指導を受けた人もいると思います。
頭の中ではなんとなく大事だとわかっていても、挨拶の目的を知っている人は少ないのではないでしょうか。
学校や会社で「気持ちの良い挨拶をしよう」「大きな声で挨拶をしよう」と言われすぎて、『とりあえず挨拶しておけばいいや』となっている人はいませんか？
しかし、それでは相手の心を開くことも、相手の心に近づくこともできません。せっかく挨拶をするのであれば、相手の心を開けるような挨拶をしてみてはいかかでしょうか。
挨拶に秘められた5つの力
挨拶には相手の心を開くという目的の他に、相手の心を動かす力を持っています。挨拶にはどのような力が秘められているのか？
早速みていきましょう。
①関係構築の足掛かりとなる
挨拶は、関係構築の第一歩です。入学式や入社式など知っている人が1人もいない状況で挨拶をしてくれた人に対して「あ、この人話しやすそう」と感じた経験はありませんか？
それこそあなたがその相手に対して心を開いたということに他なりません。
挨拶は他人に声をかけるというハードルを下げ、挨拶をきっかけにコミュニケーションへと繋がっていきます。初対面の方や取引先の方々には、こちらから積極的に挨拶をしていきましょう。
②良い印象を与えられる
挨拶は出会ってすぐするものであり、あなたの第一印象を大きく左右します。大勢の人と接する機会が多い会社では全員と仲良くなるのは困難です。ほとんど関わりのない人にとってあなたがどんな人か判断する材料は挨拶しかありません。
もしあなたが誰にでも挨拶をする人であれば、「あの人は誰にでも挨拶してくれる真面目で明るい人」という印象を持たれ、あなたが挨拶をしない人であれば、「あの人は挨拶をしない無愛想な人」だと、もうすでに判断されているかもしれません。
印象の良し悪しは、ビジネスパートナーの関係性にも大きく響いてくるため、社内の人間、取引先の方々には誰であっても挨拶をするのが無難です。
③緊張が緩和される
挨拶にはお互いの緊張をほぐす力があります。
自分が緊張している場合、挨拶をされると緊張が和らぎますし、自分も声を出すことで緊張が解かれます。
緊張して向かった会社の面接で、受付の方や人事が気持ちの良い挨拶をしてくれたことで緊張がほぐれた経験はありませんか？
一方で、挨拶が全くない雰囲気の悪い会社の面接では余計緊張してしまったこともあるのではないでしょうか。
初めての取引先や就職活動中の面接では、緊張する時ほど元気な挨拶をすれば緊張をほぐせます。
④感謝の気持ちを伝えることができる
挨拶を通して、相手に感謝を伝えることができます。「感謝」の気持ちを込めて挨拶をすれば、相手にもきっと伝わります。
心のこもった挨拶は喜ばれるでしょう。
相手に感謝すればするだけ、自分にも返ってきます。感謝で溢れた素敵な毎日を過ごせるようになるでしょう。
⑤相手の承認欲求を満たすことができる
「心を開く」ということは、「存在を認めている」ということ。
挨拶は、相手がいるのがわかったから「声をかけよう」と思ってするものですよね。
あなたも、「私がここにいるのに挨拶してくれない。無視されているのかな」と思ったことがあるでしょう。そのように、挨拶しないということは「存在してないかのように扱っている」と示すことにもなりかねません。
逆に、関わったことがない相手でも挨拶されると「私のこと気づいてくれたんだ」と嬉しくなりますよね。
挨拶は承認欲求を満たす役割も持っているのです。
苦手な相手には挨拶するのを避けていませんか？
あなたは、苦手な先輩や嫌いな上司にもしっかり挨拶をしていますか？
苦手な人に挨拶をしないのはビジネス上、危険な行為です。
「周りには挨拶をするのに俺には挨拶がなかった」と関係を悪化させたり、「あの人って裏表があるよね」と周りに嫌な雰囲気を漂わせてしまったりとデメリットがたくさんあります。
上司や先輩との関係を拗らせるというのは、その会社でのあなたの立場が致命的なものとなります。
社会に出たら苦手な相手でも仕事と割り切って挨拶をしましょう。
気持ちの良い挨拶をするために
挨拶には人の心を動かす力があることはわかりましたが、前出したようにただすればいいというものでもありません。
好印象を与える挨拶もあれば、悪い印象を与えてしまう挨拶もあります。ここからは気持ちの良い挨拶をするための3つのキーポイントをご紹介いたします。
①相手の目を見る
あなたは相手の目を見ずに挨拶していませんか？まずは相手の目を見て挨拶をしましょう。
相手の目を見ることで、あなたに言っているんだという関心を示すことにつながります。
②微笑む
無表情の挨拶は逆に相手を怖がらせてしまうことがあります。大げさな笑顔はいらないので自然な笑顔が出るようにしましょう。きっと相手に好印象を与え、話すきっかけに繋がるはずです。
③適切なボリューム
挨拶をしても、相手に伝わらなければ意味がありません。相手に伝わる声の大きさを意識しましょう。
ただ、場合によっては大きい声での挨拶が不適切な場面もあります。
打ち合わせの最中に大きい声で挨拶されたら「なんだこいつ」となってしまうので雰囲気を感じ取って適切なボリュームで挨拶をしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。挨拶は社会人として、人として基本のマナー。
特に会社は仕事をするための場所なので、「どうすれば仕事がスムーズにいくか」を考えれば挨拶しない手はないでしょう。
挨拶なくしては人間関係は始まりません。話しかけるか迷っても、まずは笑顔で挨拶して一歩目を踏み出しましょう。
中日本コミュニケーション株式会社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）より2022年2月25日付で、プライバシーマーク（Pマーク）を認定取得しました。
プライバシーマーク制度とは、「JIS Q 15001 個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に基づき、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者を認定し、その証として一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)がプライバシーマークの使用を認める制度です。
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■登録番号：第19001345(01)号
■認定機関：一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）
「報・連・相（報告・連絡・相談）」は円滑な業務遂行と職場環境の活性化には必要不可欠なものです。
もうご存知の方も多いかと思いますが、仕事の基本なのに意外とテクニックがいる「報・連・相」。
「報告をするタイミングがわからない」「自己解決をしてしまいミスに繋がった」なんて悩んでしまうこと、ありませんか？
「報・連・相」ができないのは、若手社員側の問題だけではなく、上司側の問題もあるかもしれません。
そこで今回は、「報・連・相」の基本から効率的なやり方までをご紹介いたします。
「報・連・相」の目的とは
■報告の目的
「報告」とは、上司からの指示や業務に対して、完了したのか、どこまで進んでいるのかなどを伝えることです。
逐一報告を上司にすることにより、上司は部下の進み具合を見て支援をしてくれることもあるでしょう。
■連絡の目的
「連絡」とは、業務に携わる関係者に対して、自分の作業状況などを伝えることです。
連絡はあくまでも、個人の感想を伝えるものではなく、事実をそのまま伝えます。
上司と部下の関係以外でも連絡を行うことになるので、おそらく社会人で一番多く行っているのは「連絡」だと思います。
■相談の目的
「相談」とは、業務で行き詰ったときや、自分では判断できない状況にいる場合、上司や統括者に指示を仰いだり、先輩や同僚にアドバイスをもらうことです。
1人で考え込まず、相談することでより早く詰まっている状況から解放され、別の仕事に注力できます。
「報・連・相」の必要性がある場面
■業務終了時やトラブル発生時
報告するには、タイミングが大切です。
例えば、仕事が完了したときや、長期業務の進捗状況報告、納期に間に合わないときなどがあります。
仕事が完了したことが分かれば、指示をした人は安心できます。
進捗状況報告も、進捗率が分かるため完成の目途などが分かるでしょう。
納期に間に合わないときは、業務全体の進行に影響や、取引先などの信頼を失うことにも繋がりかねませんので、事前に報告することはとても重要です。
また、同じようにトラブル発生の際にも素早い報告が必要です。
すぐ報告することにより、トラブルへの初動が迅速になり、結果、早期鎮静化、被害を最小限に抑えることもできるでしょう。
■仕事の日程や進め方が変更になったとき
日時や期限などの指定がある場合は、「報・連・相」をおこなわなければトラブルにつながってしまう場合もあるでしょう。
例えば、「明日までに書類を提出して」と連絡を受けた場合の解釈はさまざまです。
・明日までに、だから今日中に提出
・明日の8時の朝礼前に提出
・明日の17時の業務終了前までに提出
もし連絡者の「明日まで」が「明日の業務が始まるまで」だとしたら、明日の17時に提出した人は「提出遅れ」となってしまいます。
これはお互いに「言葉足らず」、「確認不足ず」の状態で意思の疎通が適切にできているとはいえません。
このような認識のずれは社内でならまだいいですが、取引先や顧客が関わるものの場合、信頼を崩しかねません。
お互いのスムーズな業務進行や信頼関係を維持していくためにも、連絡する際には日時まで伝える、日時まで確認することを意識して「報・連・相」をおこないましょう。
■疑問や不満があるとき
「報・連・相」のなかでも、相談をする必要性があるのであれば分かりやすく簡潔に、「何を解決したいのか」を明確にしましょう。
相談するということは、何か問題を解決したいということです。
相談する際に「こうなりたい」、「こうしたい」という「解決した先に待つもの」をイメージすることで、「そうなるためには？」の「解決したい何か」が出てきます。
相談したかったのにいつの間にかただの愚痴になっていた、とならないように明確に目的意識を持って「報・連・相」をおこないましょう。
「報・連・相」のポイント
■報告のタイミング
報告では、タイミングが重要です。基本的に上司に聞かれてから報告をするのでは遅いと思ってください。
上司が欲しい情報が、上司が欲しいときに手元になかったとすれば、それは評価が下がる原因の1つになります。
上司の目線でいえば、部下からの報告をもとに戦術を考え直す必要がでてきたり、さらに上層部に報告をしなければならないため、部下からの報告が遅くなると上司という立場に立つ人は困ってしまうものです。
逆に部下からすると、報告はとても面倒であり、特に悪い状況を報告する時など「報告したら怒られるのではないか」と考えがちです。
あなたがマネージャーであれば「怒られるくらいなら黙っていればいいや」という考えの部下がいるかもしれないと認識しましょう。普段から報告しやすい関係性を作っておくことも重要です。
■正確さとスピード
連絡をする場面では、連絡をする人は正確で明瞭な情報を知っておく必要があります。
いつどこで何が行われるのか。参加に際し、何が必要なのか。
当たり前に聞こえるかもしれませんが、できていない社会人は多いです。
例えば、
「今日は◯◯の会議をやります」
いつ？
どこでやるの？
連絡はされたけどこの情報だけでは参加できる気がしません。
情報を受ける側の立場に立って、しっかりと必要な情報を連絡できるようにしましょう。
良い連絡例：「5/10 15:00から新商品のパッケージデザインについて会議を行いますので、出席をお願いします」
報告ではスピードも重要です。簡単な報告や、緊急度の高い報告は、口頭での報告がいいでしょう。書面やチャットを使った報告では、いつ上司が確認するかわかりません。
緊急な連絡をわざわざタイピングするのは、時間がもったいないですよね。
■相談ではどうなりたいかまで話す
仕事上の相談などを行う際には、次のことを忘れないでください。
-今自分はどういう状況なのか。
-今自分は、何をしたいのか。どうなりたいのか。
-今まで自分がどういう行動をとって、いま悩んでいるのか。
相談に乗る側からすれば、現状が分からなければアドバイスの使用もありません。
また、あなたがどうなるための相談なのか、今までどんな取り組みをしてきたのかを伝えることにより、上司や先輩も経験があることも多いでしょうから、アドバイスしやすくなります。
アドバイスによる問題解決の可能性も高まるでしょう。
アドバイスをもらう側になった場合、相談の仕方を変えることにより、問題解決がスムーズになります。
報告、連絡、相談する際のポイントをお伝えしましたが、ここからは、「報・連・相」を怠ることによって起こるトラブルの例をお伝えします。
ありがちな状況なので、同じ経験をしたことがある人もいるかも知れません。
同じトラブルを起こさないように日頃から報告、連絡、相談を意識して実行してみてください。
「報・連・相」をしやすい上司になるための心得
■意識的に感情的な指摘を減らす
感情的な指摘は部下を萎縮させ上司の感情を乱さない行動を優先するようになり「報・連・相」をさせにくくします。
例えば、部下のミス報告に対し「こんなミスをするなんて信じられない」といったような落胆的感情が強い指摘では、部下は今後は失望されないよう気をつけなければならないという意識が高まります。その結果、上司を失望させたくない、自分がショックを受けたくないという感情によって、連絡や報告をせず自分で解決することや失敗を隠すような癖がつく可能性も考えられます。
上司の感情的な指摘は部下にとって本来行うべき報告や連絡よりも上司の機嫌を取る言動を優先させてしまうため、意識的に減らすべきでしょう。
■部下の自尊心を高めるマネジメントを意識する
自尊心とはありのままの自分を尊重し受け入れることを指しますが、部下の自尊心を高められる上司は部下にとって「報・連・相」しやすい存在となります。
なぜなら、自らの自尊心を高めてくれる存在には次第に安心感や信頼感が芽生え、連絡や報告を行う際に不安や恐怖を感じないためです。例えばミスの報告をしなければいけない際にも、自尊心が低いと自分の存在を否定される可能性を考え恐怖心から報告が遅れることやできない場合もあります。
上司に対し自尊心を高めてくれる認識があれば、自分自身を否定するのではなくミスへの対処や指導に導いてくれるという信頼感から自主的に報告を行うようになるでしょう。
■部下の話を途中で遮らないことを徹底する
相手の話を遮る行為は自分の話の方が重要だという意思表示に捉えられるため、部下の話を遮ることで威圧感を与え、部下は次第に心を閉ざしてしまいます。
こうした対話が日々行われていれば部下は「報・連・相」というコミュニケーションも取りにくくなるでしょう。逆に話を遮らず最後まで聞き入れる行為は相手に好印象を与え、上司に対し親しみや信頼が生まれるため「報・連・相」も自然と行われるようになります。
話を遮らないことは相手のペースに合わせた対話となり、相手にとって自然と心を開きながら考えていたことをスムーズに話せる効果があります。考えを最後まで伝えられることで、自分の話を受け入れ理解してくれるという印象も与えます。日々の対話の中で話を遮らないことを徹底することで、部下との距離は縮まり「報・連・相」をしやすい存在となるでしょう。
まとめ
今回は社会人の基本となる「報・連・相」について紹介させていただきました。
普段自分はできていると思っていても、相手からしたら伝わっていない場面もあるかもしれません。
今回お伝えしたポイントをふまえ、業務をスムーズに遂行できるよう取り組んでみましょう。
部下に報連相をしやすい環境を提供することも、チームとしてのパフォーマンスを上げる大きなポイントです。
私たち「中日本コミュニケーション」は人材派遣を中心に、
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お問い合わせ出退勤のルールをきちんと理解しておりますか？企業は従業員の正しい就業時間を把握する事が求められています。その中で現状の勤怠システムではいくつかの課題があります。
今回は詳しい出退勤のルールと、勤怠管理の様々な方法、それぞれのメリット・デメリットについて説明していきたいと思います。
当たり前のことかもしれませんが、意外と自分の認識と違っている可能性もありますので、是非ご参考にしてみてください。
出退勤の基礎知識
始業時間・終業時間とは
会社では勤務時間が定められており、始業時間、終業時間が決まっています。始業時間は、仕事の準備を始める時間ではなく、仕事を始める時間です。
したがって、始業時間には、着替えなどの準備をして席に着いていなくてはなりません。時間どおりに仕事が始められるよう、余裕をもって出勤するようにしましょう。
終業時間も同様です。定刻までは仕事をする時間です。帰り支度は退勤時間が過ぎてから始めるようにしましょう。
遅刻・欠席をする際には必ず連絡を
病気や交通障害などやむを得ない理由で遅刻や欠勤をする場合は、必ず始業前に連絡をする必要があります。
派遣会社と派遣先の担当者に電話で連絡をするようにしてください。メールでの連絡も可能ですが、相手に確実に伝わったことを確認するためには、電話で直接相手と話をするほうが良いと考えられます。遅刻の場合は、どの程度遅れるかも連絡するようにしましょう。
無断欠勤は、懲戒処分につながったり、何度も繰り返すと解雇されることがありますし、賃金もカットされます。自分自身の不利益だけでなく、派遣先に重大な迷惑をかけることになりますので、必ず連絡するようにしましょう。
出退勤の管理方法
続いて、様々な出退勤の管理方法のメリット・デメリットについてご紹介します。現在、他の勤怠管理のご検討の方や、これから導入する方も是非ご参考ください。
タイムカード
従業員の勤怠管理にもIT化が進んでいます。そんな中でも、タイムレコーダーに手動で打刻する「タイムカード方式」を利用している企業もまだまだ多いのが現状です。改めてそのタイムカードを利用するメリットやデメリットを考えてみましょう。
メリット：誰でも簡単に使用・管理できる
タイムカードの利用方法は、とてもシンプルです。利用者は、毎日の出勤・退勤時にストッカーから自分のタイムカードを取って、タイムレコーダーに挿入するだけで出退勤の打刻記録が行えます。
登録に難しい手順がなく、時間もかからないため、導入後すぐに運用することが可能です。管理者側にとっても、運用に伴う社員教育の手間が少なく済むメリットがあります。
デメリット①管理が大変
タイムカードは導入が簡単というメリットがある一方で、管理に手間と時間がかかるデメリットも持っています。タイムカードは従業員の労働時間を記録した書類であるため、紙面に打刻するスペースがなくなっても、すぐに捨てることはできません。
労働基準法では、労働関係に関する重要な書類について、以下のように記録の保存が定められています。
デメリット②打刻し忘れ、不正打刻リスク
タイムカードは導入が簡単というメリットがある一方で、管理に手間と時間がかかるデメリットも持っています。タイムカードは従業員の労働時間を記録した書類であるため、紙面に打刻するスペースがなくなっても、すぐに捨てることはできません。
労働基準法では、労働関係に関する重要な書類について、以下のように記録の保存が定められています。
デメリット③残業・有給管理がしにくい
タイムカードに打刻される数字は、出勤・退勤した正確な時刻の記録でなければなりません。しかし、タイムカードをタイムレコーダーに挿入する作業は、従業員の主な業務とは連動していないため、タイムカードの使用を忘れる打刻漏れの可能性があります。打刻漏れは、後から打刻修正や忘れた理由の申告が必要となり、人事担当者や総務担当者にとって負担となる作業です。
また、タイムカードは不正打刻されるリスクがあります。本人が遅刻しているのに同僚にタイムカードを打刻してもらう、上司の勝手な判断で残業時間が記録されないなど、タイムカードは労働時間のごまかしが発生しやすい管理方法です。
管理システムやアプリ
管理アプリとは、スマホやタブレット端末を利用して、打刻や勤務記録の集計などを行うことのできるサービスです。
従来のタイムレコーダー・タイムカードや紙の出勤簿の場合、「手作業の集計」「打刻忘れの確認」「社外からの打刻」「不正打刻」「離れた拠点の管理」など多くの課題が挙げられていました。勤怠管理アプリを用いると多くの課題を改善でき、「業務の効率化」「働きやすさの向上」など人事担当者・従業員にとってメリットが大きいことから、近年では導入する企業が相次いでいます。
その管理アプリを利用するメリットやデメリットを考えてみましょう。
メリット①コスト削減
勤務時間や残業時間の集計に始まり、代休・有休の申請や取得状況、残数の管理など人事・労務担当者の業務は煩雑です。特に給与計算は工数も人的コストもかかる負荷の高い業務です。しかも、雇用形態や労働契約も個人ごとに異なる場合もあり、慎重に作業する必要があります。
勤怠管理システムを別の給与計算システムと連携、あるいは両システムが入った製品を導入すれば、出退勤時刻の記録だけではなく、従業員一人ひとりに対応した労働時間での給与が自動で計算されるので、正確かつ効率的に事務作業ができコスト削減にもつながります。
メリット②適切な労働時間管理
勤怠管理システム導入による一番のメリットは、従業員の出退勤時間を正確に管理できることです。システムの導入により、ICカードや自分のPC・スマートフォンで打刻できるようになるため、入力ミスが防げます。従業員もタイムカードの列に並ぶ必要がなくなるため、スムーズに出退勤時間を打刻できるでしょう。
また、紙のタイムカードとタイムレコーダーで出退勤時間を打刻している場合、給与計算の際にデータを手作業で入力する必要があり、転記ミスを起こす可能性があります。しかし、勤怠管理システムであれば、勤務記録をcsvデータなどで出力して給与計算できるため、人的ミスが発生しにくく給与計算の正確性を上げられるでしょう。
メリット③不正打刻防止
出退勤の時間記入には、さまざまな方法があります。タイムカードとタイムレコーダーで記録している会社や、中にはExcelに手入力して管理している場合もあるでしょう。しかし、こうした方法には本人以外も打刻できてしまうという問題もあります。
勤怠管理システムには静脈・指紋認証・顔認証システムといった生体認証システムが搭載されている製品もあり、不正な打刻を防止します。
さらに、クラウド型の勤怠管理システムでは、GPSによる打刻機能もあり、打刻と同時に位置情報を記録するため、直行直帰や出張、交代制の夜間勤務や休日出勤など、さまざまな就業形態や条件にも柔軟に対応でき、不正打刻を防止できます。
メリット④業務効率アップ
勤務時間や残業時間の集計に始まり、代休・有休の申請や取得状況、残数の管理など人事・労務担当者の業務は煩雑です。特に給与計算は工数も人的コストもかかる負荷の高い業務です。しかも、雇用形態や労働契約も個人ごとに異なる場合もあり、慎重に作業する必要があります。
勤怠管理システムを別の給与計算システムと連携、あるいは両システムが入った製品を導入すれば、出退勤時刻の記録だけではなく、従業員一人ひとりに対応した労働時間での給与が自動で計算されるので、正確かつ効率的に事務作業ができコスト削減にもつながります。
メリット⑤給与計算システムなどとの連携
製品によっては、4で紹介したように自動集計されたデータを給与計算システムなどの他システムと連携できるため、給与計算や給与明細の発行などをスムーズに行えます。給与計算だけでなく、有給管理システムやシフト管理システムなど様々なシステムと連携できるので、勤怠管理にかかる事務作業を一元で処理できます。
デメリット①管理機能を扱いきれない場合がある
勤怠管理システムは「打刻をするだけのもの」と思われがちです。そのため、管理機能を詳しく調べずに導入し、失敗している企業が見られます。
勤怠管理システム導入のメリットは、正確な勤怠状況の把握にこそあります。管理画面の使い勝手や、集計時に適応できるフィルターの粒度、スマートフォンで使える機能などはシステムによってさまざまなので、無料トライアルをうまく活用し自社に合ったサービスを探すとよいでしょう。
無料の勤怠管理システムについては次の記事で詳しく紹介しています。永年無料で使えるシステムの多くは利用条件に制限があるので、きちんとした運用を目的とするなら、有料サービスの無料トライアルを検討するのも手です。
デメリット②経営層の理解が得づらい
勤怠管理システムを導入する際、業務効率化などのメリットで、人事担当が明るい顔をしていると思いきや、実際は違うようです。
勤怠管理システムは利益を生むものではないので、費用対効果が見えづらい側面があります。ときには経営層から「既存システムと何が違うのか？コストをかけてまで導入する必要はあるのか？」などの疑問が呈されるでしょう。他部署からは人事が楽をしたいだけなのではと思われてしまうことも。
指紋認証
勤怠管理システムにおける生体認証とは、認証機能付きの打刻機で従業員の体の部位の一部を本人認証手段として利用し、出勤や退勤などの打刻の手段として使われるものです。
こちらも利用するメリットやデメリットを考えてみましょう。
メリット①高セキュアな環境の実現
生体認証は、自身の生体情報にもとづき本人確認を行うため、非常に強固な認証を可能にします。これまで一般的だったパスワード認証は運用負荷が大きいうえ、容易に破られ、なりすましによる不正アクセスのリスクが伴います。しかし生体認証は、偽装が難しいため、なりすましを防ぎ、利便性と安全性に優れた個人認証方式です。
メリット②ユーザーの管理負担を軽減できる
従来の個人認証には多くの手間がかかっていました。ID・パスワードによる認証であれば忘れないように記憶しておかなければいけません。ICカードのような物品による認証であれば、認証アイテムの持ち運びが必要です。
一方、生体認証は記憶する必要も紛失するリスクもありません。身体に備わっている情報を読み取らせるだけでよいのです。したがって、認証に伴うユーザーの負担は大幅に軽減されます。
メリット③認証をスピーディに行える
生体認証による勤怠管理のメリットに、ハンズフリーで楽々できるということがあります。生体認証ではIDカードを持ち歩いたりパスワードを覚える必要もありません。
自分の体の一部を利用して認証するので、何も持つ必要がなくハンズフリーで楽々勤怠管理が可能です。また、セキュリティ面においても、紛失などのリスクを減らすことができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
まとめてみると様々な勤怠管理方法があることがわかります。
それぞれの特性を生かし、自社にあった管理方法を見つけてみてください。
2019年4月には大企業を対象とし従業員の正確な労働時間の把握が義務化されました。その翌年には中小企業も対象に入りました。
従業員の労働時間が適切に管理できていないと罰金、罰則があります。仮に罰則がないとしても企業がコンプライアンス違反を行ったとして信頼を失ってしまいます。昨今の情勢より今後一層、労働時間の把握は厳しくなると予想されます。厳しくなった際に違反しないためにも早め早めの対応を行いましょう。
“価値ある情報に触れる環境づくり”をモットーに、価値観の更新・人材育成を支援する「オフィス書店」のサービス。
現在多くの企業様にご利用いただいております。
また、企業様だけでなく個人様向けもご用意しております。
その中で、ご利用いただいている企業様からのお声を一部ご紹介させて頂きます。
- 電子書籍やインターネットの情報は能動的にアクセスする必要があるが、リアルな本の場合、受動的でも視界に入りやすく手に取りやすい。
- オフィスに常に新しい本があることで、普段は手を出さなかった社員が本を手に取り、新しいアイデアの発想に期待。
- 必要であれば購入できるシステムも気に入っています。
- 福利厚生として社員にも喜ばれています。
- 自身で選ぶ時とは異なる価値観で選ばれた本が毎月届くことで、日々社員の価値観がアップデートされていると感じます。
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